Корпоративный секретарь

О компании:
Наша компания – ведущий разработчик и интегратор IT-решений в сфере систем видеофиксации. Мы занимаемся созданием современных программных и аппаратных комплексов для мониторинга дорожного движения, общественной безопасности и автоматизации процессов. Если вы хотите стать частью команды, которая внедряет передовые технологии для решения актуальных задач, мы ждем вас!

Цель: Найти внимательного и ответственного специалиста.

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ

Корпоративный секретарь

Владелец функции FN1 «Корпоративное управление / СКУ»

1. Место должности в системе корпоративного управления

Корпоративный секретарь является владельцем функции FN1 «Корпоративное управление / СКУ» и обслуживает оба контура системы корпоративного управления:

Контур управления — регулярные собрания органов управления (Собрание участников, Директорат, Комитеты) и дашборды, на основании которых принимаются решения.

Контур изменений — управляемое исполнение принятых решений: задачи, контрольные точки по проектам, единый порядок изменения процессов, документов и настроек систем.

Рутинные операции (создание документов по карточкам, маршрутизация, оповещения, сбор данных) выполняются автоматизациями Jira, MS 365, Power Automate и MS Copilot. Корпоративный секретарь отвечает за то, что оба контура работают без разрывов: решения принимаются по актуальным данным, фиксируются и доводятся до исполнения.

В зону ответственности входят подфункции: FN1.1 Собрание, FN1.2 Директорат, FN1.3 Приказы, FN1.4 Бэклог, FN1.9 Контроль.

2. Задачи должности

2.1. Контур управления: собрания

Подготовка повестки дня заседаний Директората и Комитетов: сбор вопросов, материалов и данных дашбордов к фиксированному календарю заседаний.

Ведение протоколов с помощью MS Copilot: автопротокол собрания в Teams, доводка до утверждаемой формы, фиксация каждого решения в журнале решений (ответственный, срок, статус), публикация артефактов.

2.2. Контур управления: дашборды и отчётность

Своевременная отчётность органам управления на основе дашбордов: к каждому заседанию — актуальная картина по функциям и проектам, сверенные цифры, объяснённые аномалии. Секретарь не разрабатывает дашборды, но отвечает за их готовность к моменту принятия решений.

2.3. Контур изменений: контроль исполнения задач

Ведение журнала решений до закрытия: мониторинг исполнения по статусам задач, выявление просрочек, эскалация ответственным. Целевые показатели контура: 100% решений зафиксированы в протоколе и журнале решений; не менее 70% решений закрываются в срок с ростом показателя по мере стабилизации.

2.4. Контур изменений: контрольные точки по проектам

Ведение контрольных точек (вех) по корпоративным и локальным проектам PN/PX: статусы к заседаниям Директората, фиксация прохождения или срыва вех, подготовка вопросов о запуске и закрытии проектов.

2.5. Структура документов

Новые типы документов, коды номенклатуры и подфункции заводятся только по согласованию с корпоративным секретарём. Любое изменение структуры документов проходит через контур изменений, а не в обход него. Контроль соблюдения иерархии документов L1–L4, правил именования и версионирования.

2.6. Поддержка владельцев функций и проектов

Помощь владельцам функций и проектов в подготовке паспортов функций и проектов: подбор правильного типа паспорта (монофункция, полифункция, корпоративный проект, локальный проект), работа по утверждённым шаблонам, полнота обязательных разделов (RACI, метрики, состав подфункций, вехи), доведение паспорта до утверждения. Секретарь выступает методологом и соредактором, отвечающим за соответствие стандарту, а не автором паспорта за владельца.

2.7. Контроль реестров и хранилищ документов

Контроль правильности заполнения корпоративных реестров и хранилищ документов: полнота и корректность полей в реестрах (Номенклатура функций и проектов, реестр документов, журнал решений, паспорта), соблюдение правил именования и версионирования файлов, размещение документов в правильных хранилищах и разделах, своевременный перевод утверждённых версий из черновиков в действующие. Выявленные нарушения передаются на исправление владельцу документа; системные нарушения выносятся на разбор в контур изменений.

3. Требования к кандидату

3.1. Образование и опыт

Высшее образование: юридическое, экономическое или управленческое.

Опыт работы от 3 лет: секретарь коллегиального органа (совет директоров, правление, комитеты), специалист по контролю исполнения поручений, администратор проектного офиса.

Опыт ведения журнала решений и протоколов в электронных системах — сильное преимущество.

3.2. Профессиональные знания

Корпоративное управление ТОО (законодательство Республики Казахстан).

Порядок работы коллегиальных органов: повестка, кворум, протокол, решение.

Основы проектного управления: вехи, контрольные точки, статус-отчётность.

Понимание паспортизации функций и процессов: RACI, KPI/SLA, структура бизнес-процесса.

Понимание управляемых изменений: почему процессы, документы и настройки систем изменяются только через утверждённый порядок.

3.3. ИТ-навыки (уровень уверенного пользователя)

MS 365: Teams (организация собраний, работа с записью), MS Copilot (автопротоколы и их доводка), Excel, SharePoint (списки, реестры), Outlook.

Jira на уровне пользователя: статусы задач, очереди, дашборды.

Настройка систем не требуется. Кандидат должен уметь прочитать дашборд, распознать остановку контура (решения не движутся, данные устарели) и корректно поставить задачу администратору инструментов.

3.4. Личные качества

Дисциплина ритма: заседания по календарю, протокол сразу после собрания, отчётность без напоминаний.

Настойчивость в контроле, включая корректное доведение просроченных решений до руководителей.

Педантичность к целостности реестров и формату документов.

Аккуратность в работе с конфиденциальной информацией.

Грамотная письменная речь на русском языке; знание казахского языка — преимущество.

3.5. Будет преимуществом

Опыт работы с ИИ-ассистентами в документообороте (MS Copilot и аналоги).

Опыт работы в компании с внедрённой СМК / ISO 9001.

Опыт нормоконтроля: проверка документов на соответствие стандарту оформления.

Участие во внедрении СЭД, Jira или MS 365.

4. Показатели результативности роли

100% решений органов управления зафиксированы в протоколах и журнале решений.

Не менее 70% решений закрыты в срок (с ростом показателя по мере стабилизации).

Дашборды и материалы готовы к каждому заседанию по календарю.

Контрольные точки всех активных проектов имеют актуальный статус к заседанию Директората.

Корпоративные реестры и хранилища документов не содержат нарушений правил заполнения, именования и размещения.

Пятидневная рабочая неделя

Оформление по трудовому договору согласно законодательству

Предоставление оплачиваемого отпуска