Секретарь-референт Сектора делопроизводства

Обязанности:

Прием документов, поступающих в филиал через почтовые отделения, нарочно и курьерские компании, сортировка на регистрируемую и нерегистрируемую;

Регистрация и рассылка поступивших документов в соответствиии с требованиями внутренних нормативных документов;

Прием - /передача электронной и факсимильной корреспонденции и направление ее на рассмотрение в структурные подразделения филиал

Формирование документов в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел филиала;

Передача законченных производством дел в ведомственный архив филиала;

Сканирования документов филиала и направление их адресатам по электронной почте и нарочно в соответствии с заявками структурных подразделений;

Осуществление ежегодной сверки документов ограниченного распространения с грифами «К» и «СК»;

Информирование работников филиала о подписании документов руководством и своевременный возврат структурным подразделениям и исполнителям;

Передача документов и периодической печати в структурные подразделения;

Контроль своевременности поступления в филиал периодической печати;

Составление графика встреч, переговоров, с клиентами, партнерами, контрагентами в электронном календаре руководства, организационное обеспечение встреч, переговоров;

Подготовка авансовых отчетов руководства филиала;

Организация подготовки заседаний и совещаний (сбор и копирование необходимых материалов, оповещение участников о времени, повестке дня и месте проведения совещаний);

Обеспечение рабочего места руководства филиала необходимыми канцелярскими принадлежностями;

Организация телефонных переговоров, прием информации, телефонограмм и своевременное доведение до сведения руководства филиала полученной информации;

Образование:

1) высшее;

2) высшее незаконченное образование.

3)среднее-специальное образование

Опыт работы:

• Опыт работы 6 мес, в сфере делопроизводства
• без опыта работы при условии успешных результатов стажировки сроком не менее 2 недель;

Условия:

Пятидневная рабочая неделя, выходной: суббота, воскресенье