Офис-менеджер / Делопроизводитель

Обязанности

• Ведение входящей и исходящей корреспонденции;
• Регистрация писем, заявлений, уведомлений и других документов;
• Подготовка официальных писем, запросов, ответов и сопроводительных писем;
• Ведение реестра договоров, дополнительных соглашений и иных документов;
• Контроль движения документов: передача на согласование, подпись и исполнение;
• Контроль возврата подписанных оригиналов договоров, актов и других документов;
• Формирование и ведение электронного и бумажного архива;
• Сканирование, копирование, систематизация и хранение документов;
• Работа с электронной почтой компании;
• Отправка документов контрагентам и заказчикам;
• Прием документов от контрагентов и сотрудников;
• Подготовка документов руководителю на подпись;
• Ведение доверенностей, приказов и внутренних документов компании;
• Контроль сроков действия доверенностей и других организационных документов;
• Ведение протоколов совещаний и контроль поручений руководителя;
• Организация деловых встреч;
• Выполнение административных поручений руководителя;
• Взаимодействие с бухгалтерией, ПТО, снабжением и другими подразделениями компании;
• Соблюдение конфиденциальности служебной и коммерческой информации.

Требования

• Высшее или среднее специальное образование;
• Желателен опыт работы офис-менеджером, делопроизводителем, секретарем или помощником руководителя от 1 года;
• Опыт работы в строительной, проектной или подрядной организации будет преимуществом;
• Уверенное владение Microsoft Word и Excel;
• Умение профессионально работать с электронной почтой и офисной техникой;
• Умение грамотно составлять и оформлять официальные письма;
• Хорошее знание русского языка, грамотная письменная и устная речь;
• Знание казахского языка будет преимуществом;
• Понимание основ документооборота;
• Умение работать одновременно с большим количеством документов;
• Уверенная работа с PDF-документами, сканированием, объединением и систематизацией файлов;
• Умение вести электронный архив и соблюдать понятную структуру хранения документов;
• Высокая компьютерная грамотность.

Личные качества

Для нас особенно важны:

• внимательность к деталям;
• ответственность;
• исполнительность;
• пунктуальность;
• системность;
• аккуратность в работе с документами;
• способность самостоятельно организовать свою работу;
• умение соблюдать сроки;
• стрессоустойчивость;
• коммуникабельность;
• способность быстро обучаться;
• конфиденциальность.

Будет преимуществом

• Опыт работы в строительной компании;
• Понимание строительной документации;
• Опыт взаимодействия с заказчиками и поставщиками;
• Опыт работы с договорами и дополнительными соглашениями;
• Опыт подготовки официальных писем государственным организациям;
• Знание 1С на уровне пользователя;
• Опыт работы с ЭЦП и государственными электронными сервисами Республики Казахстан.