Администратор подразделения по взаимодействию с потребителями

Обязанности:

• Обеспечивать своевременное, корректное и соответствующее внутренним требованиям сопровождение полного цикла документооборота для проектов Consumer Engagement (программы, сэмплинг, мероприятия, промоактивности и др.)
• Координировать процессы согласования документов, поддерживать процессы управления бюджетом, закупками и документацией поставщиков для своевременной реализации проектов
• Координировать подготовку и сопровождение договорной документации с внутренними подразделениями и поставщиками (объем услуг, стоимость, графики работ, приложения, соглашения о конфиденциальности и технические задания)
• Отслеживать статус договоров, сроки их действия и продления, а также изменения в договорах; своевременно инициировать продление контрактов и внесение изменений
• Поддерживать в актуальном состоянии документацию поставщиков (реквизиты компании, сертификаты, документы о соответствии требованиям и др.) в соответствии с внутренними политиками компании
• Подготавливать и направлять заявки на закупку, контролировать процесс согласования и отслеживать незавершенные действия
• Координировать получение подтверждений оказанных услуг и сбор документов поставщиков для последующей обработки счетов
• Вести учет обязательств по расходам и сравнивать фактические затраты с планом на уровне проектов и инициатив, своевременно информируя руководителя о рисках и отклонениях
• Обеспечивать соответствие документации внутренним политикам компании, требованиям по защите данных, охране труда и маркетинговому комплаенсу
• Поддерживать внутренние проверки и аудиты, своевременно предоставляя полную и достоверную документацию
• Вести журнал корректирующих мероприятий и отслеживать их выполнение до полного закрытия

• Высшее образование. Предпочтительные направления: экономика, финансы, менеджмент, маркетинг или смежные специальности
• Опыт работы. От 1 до 3 лет опыта на административных, координационных или ассистентских позициях
• Высокий уровень организованности, умение эффективно управлять временем и внимание к деталям
• Опыт работы с Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) и SAP
• Работа в 1С и складском учете
• Хорошие навыки письменной и устной коммуникации, ориентация на поддержку внутренних клиентов и заинтересованных сторон
• Уверенное владение офисными инструментами: электронной почтой, календарями, таблицами, презентациями и общими папками

• Конкурентная заработная плата
• Комплексное медицинское страхование
• Транспортная развозка
• Страхование жизни
• Возможности обучения и профессионального развития