Ассистент отдела продаж по документам и отчетности

В этой роли вы будете помогать торговой команде работать организованно: собирать данные о продажах, готовить отчеты, оформлять документы и следить, чтобы информация вовремя передавалась между региональными сотрудниками и центральным офисом.

Это работа для человека, который любит порядок в документах и цифрах. Вам не нужно самостоятельно продавать продукцию или искать клиентов. Основная задача - помогать мерчендайзерам, торговым агентам, супервайзерам и руководителям получать точные данные и правильно оформленные документы.

Обязанности

• Собирать информацию о работе торговой команды: объемах продаж, движении товаров по складам, численности сотрудников и других показателях.

• Объединять данные из разных источников в понятные таблицы и отчеты.

• Проверять информацию на полноту и точность перед отправкой руководству.

• Готовить регулярные отчеты, презентации, сводные таблицы и аналитику по запросу руководителей.

• Вести учет данных по заработной плате, бонусам и другим компенсациям мерчендайзеров, торговых агентов и супервайзеров.

• Отслеживать действующие акции, приоритетные задачи и стратегии торговой команды.

• Обеспечивать обмен документами и информацией между отделом продаж, маркетингом, торговым маркетингом, бухгалтерией, финансовым отделом и региональными сотрудниками.

• Отвечать на запросы коллег и предоставлять им необходимые данные в удобном формате.

• Помогать сотрудникам оформлять документы для командировок и авансовые отчеты.

• Подготавливать кадровые бланки и объяснять сотрудникам, как правильно их заполнить.

• Следить за наличием всех необходимых документов и отчетов.

• Вести учет движения документов: понимать, от кого они поступили, кому были переданы и на каком этапе находятся.

• Систематизировать электронные и бумажные документы, чтобы нужную информацию можно было быстро найти.

• Контролировать правильность ведения и хранения первичной документации.

• Своевременно сообщать руководителю, если выполнить задачу в установленный срок невозможно.

Как может выглядеть рабочий день

Например, утром вы получаете от региональных сотрудников данные о продажах и движении товаров. Проверяете, все ли сведения заполнены правильно, объединяете их в одну таблицу и обновляете отчет для руководителя.

Затем можете подготовить документы на командировку сотрудника, проверить информацию по бонусам торговой команды или отправить коллегам из бухгалтерии необходимые данные. В течение дня вы также отвечаете на запросы региональных сотрудников и следите, чтобы документы вовремя дошли до нужного подразделения.

Требования

• Среднее специальное или высшее образование. Преимуществом будет образование в области экономики, математики, статистики, анализа данных или программирования.

• Уверенное владение компьютером.

• Хорошее знание Excel, Word, PowerPoint, Outlook, электронной почты и интернета.

• Опыт работы в программе «1С:Предприятие» будет преимуществом.

• Умение работать с таблицами, документами и большим объемом информации.

• Способность внимательно проверять цифры и замечать ошибки.

• Аналитическое и логическое мышление.

• Умение самостоятельно организовать работу и расставить приоритеты.

• Ответственность, аккуратность и исполнительность.

• Коммуникабельность и умение взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений.

• Готовность соблюдать внутренние правила, процедуры и требования компании.

• Знание русского и казахского языков. Английский язык будет преимуществом.

Кому подойдет эта работа

Вакансия подойдет человеку, который:

• любит порядок в документах и таблицах;

• спокойно работает с цифрами и отчетами;

• внимательно относится к деталям;

• умеет выполнять несколько задач и определять, какая из них важнее;

• не боится общаться с сотрудниками из разных отделов;

• хочет развиваться в направлениях документооборота, аналитики, продаж или операционной поддержки.

Главный результат вашей работы - точные и своевременно подготовленные отчеты, правильно оформленные документы и быстрый обмен информацией между торговой командой, региональными подразделениями и центральным офисом.