Менеджер по административному обеспечению (аутстаффинг)

Обязанности:

1. прием телефонных звонков и посетителей; выяснение потребности звонящих и посетителей;

2.первичная консультация по программам Фонда и перенаправление запросов надлежащим работникам РФ;
3.регистрация времени, цели обращения, а также данных о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель);
4.организация необходимого кадрового учета и формирование пакета документов работников/кандидатов в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан и ВД Фонда;
5.подготовка вопросов касательно работы РФ на уполномоченные органы Фонда;
6.подготовка свод карт целей работников РФ и отчетов по исполнению карт целей работников РФ, для вынесения на рассмотрение уполномоченных органов Фонда;
7.внесение данных по приему, увольнению, отпускам, командировкам, больничным листам работников РФ в систему 1С ЗУП;
8.обеспечение административной-хозяйственной работы региональных филиалов в соответствии с ВД Фонда;
9.участие в инвентаризации;
10.участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов зданий, систем водоснабжения и других сооружений, составлении смет хозяйственных расходов;
11.составление и предоставление отчета по арендуемым/сдаваемым площадям курирующим структурным поздравлениям Фонда;
12.контроль организации и проведения ремонта в здании;
13.контроль и руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке территории;
14.контроль за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для хозяйственных нужд;
15.организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;
16.организация использования и учета использованных архивных документов;
17.выдача архивных документов во временное пользование на месте или вне помещения архива;
18.отбор документов на постоянное, долговременное и временное хранение;
19.подготовка ответов на запросы по кадровым вопросам, вопросам административно-хозяйственной деятельности, закупкам и т. д.;
20.организация хранения и обеспечение сохранности оригиналов первичных бухгалтерских документов;
21.ввод в систему нового контрагента по заключенным договорам о закупках товаров/работ/услуг в соответствии с реквизитами, подготовка и предоставление договора в Департамент бухгалтерского учета и отчетности (далее- ДБУиО);
22.ввод данных по «Заказам на закупку», «Условиям договора» в Систему 1С «Бухгалтерия» по заключенным договорам о закупках товаров/работ/услуг (далее - ТРУ);
23.в части учета основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей (далее - ТМЗ): создание документа в учетной системе «Счет-фактура полученный», «Списание ТМЗ» «Списание ОС и НМА» и прикрепление к ним соответствующе оформленных первичных документов, подготовка и предоставление договора/соглашения, распоряжения в ДБУиО для принятия на баланс/на списание с баланса имущества, оприходование ТМЗ, подготовка документов на выбытие основных средств, выдача ТМЗ со склада;
24.в части оказанных/выполненных/поставленных ТРУ поставщиком: создание и заполнение документа в учетной системе «Счет-фактура полученный», прикрепление к ним соответствующе оформленных первичных документов: акты выполненных работ, документы, подтверждающие данные оказанных/выполненных/поставленных ТРУ отчеты;
25.направление оригиналов подтверждающих документов в ДБУиО по подотчетным суммам сотрудников филиала;
26.своевременное предоставление в ДБУиО заключенных договоров по аренде помещения для начисления дохода от аренды;
27.предоставление первичных документов в ДБУиО при списании ТМЗ (требования на отпуск запасов/материалов, акты на списание, путевые листы, чеки и прочее);
28.создание, оформление и закрытие доверенностей в учетной системе;
29.своевременное предоставление в ДБУиО первичных документов по учету активов, предназначенных для продажи;
30.создание заявок на расходование средств «Оплата поставщику», «Платежи с проблемными активами», «Возврат денежных средств контрагенту».

1. Образование: Высшее экономическое/фанансовое

2. Опыт работы не менее 1 года в финансовой органазации, / банке второго уровня / компании квазигосударственного сектора по направлениям деятельности: HR, закупки/государственные закупки, бухгалтерия.

3. Опыт работы не менее 3 лет в части административно-хозяйственная работы.

4. Знание порядка, основ и правил ведения и составления документов (договоров, отчетов, актов и т. п.);

5. Навыки ведения переговоров, навыки ведения деловой переписки;

6. MS Office, почтовые приложения и интернет – ресурсы на уровне опытного пользователя, знание прикладных компьютерных программ (1С и д.р.) – обязательно.

Умение работать на сайте портале покупок, или альтернативной платформе государственных закупок – желательно.

• оформление согласно ТД.