Операционный координатор / ассистент клиентского сервиса и производства

Hottmilk — рекламно-производственная компания. Мы реализуем проекты для крупных международных и казахстанских брендов: производство рекламных конструкций и POSM, оформление торговых пространств, бренд-зон и другие нестандартные рекламные проекты.

Ищем в команду операционного координатора, который возьмёт на себя документооборот и административное сопровождение проектов двух направлений — клиентского сервиса и производства.

Нам нужен организованный и внимательный человек, который любит порядок в документах и задачах, умеет доводить вопросы до конца и не ждёт постоянных напоминаний.

Чем предстоит заниматься

Документооборот:

• подготовка договоров, приложений и спецификаций по утверждённым шаблонам;
• работа с договорами клиентов и подрядчиков;
• запрос и проверка реквизитов и необходимых документов контрагентов;
• контроль согласования и подписания документов;
• взаимодействие с бухгалтерией;
• запрос счетов, актов выполненных работ, накладных, ЭСФ и других закрывающих документов;
• контроль наличия полного комплекта документов по проектам;
• систематизация и хранение документов.

Помощь клиентскому сервису:

• административное сопровождение проектов;
• подготовка и сбор необходимых документов;
• помощь руководителю клиентского сервиса в операционных вопросах.

Помощь производственному отделу:

• отправка готовых файлов и заказов в типографии и подрядчикам;
• запрос счетов и документов у подрядчиков;
• подготовка договоров с подрядчиками;
• контроль получения документов;
• коммуникация с типографиями и поставщиками по организационным вопросам;
• организация курьеров и доставки;
• выполнение небольших закупок и заказов;
• контроль готовности простых заказов по уже согласованным срокам.

Что мы ожидаем:

• опыт работы с документооборотом;
• уверенная работа с Word и Excel;
• грамотная письменная и устная речь;
• внимательность к цифрам, реквизитам, датам и срокам;
• умение работать одновременно с несколькими задачами;
• способность самостоятельно контролировать свои задачи и доводить их до результата;
• умение напоминать, запрашивать и добиваться получения необходимых документов от контрагентов;
• ответственность и системность.

Опыт работы в рекламном производстве, типографии, рекламном агентстве или проектной компании будет преимуществом, но не является обязательным.

Какого человека мы ищем

Для нас особенно важна исполнительность и способность доводить задачи до конца.

Если вы запросили у подрядчика документы, недостаточно просто отправить сообщение. Нужно проконтролировать получение документов.

Если договор отправлен на согласование — нужно понимать, на каком он этапе, и довести его до подписания.

Если заказ должен быть готов в определённый день — необходимо заранее уточнить его статус, а не узнавать о задержке после наступления дедлайна.

Мы ищем человека, которому комфортно работать в таком подходе: задача считается выполненной, когда получен результат.

Что предлагаем:

• работу в рекламно-производственной компании с крупными брендами;
• возможность постепенно брать на себя больше ответственности и расти внутри компании;
• современный офис в центре Алматы;
• премии по результатам работы.