Офис-менеджер

Офис-менеджер

Офис-менеджер

Тип занятости: постоянная

График работы: полный рабочий день

Условия труда: нормальные

Стажировка: Предполагается, оплачивается

Опыт работы: 1 год

Образование: высшее

Рабочих мест: 1

Обязанности: 1) Осуществляет своевременную обработку входящей корреспонденции, поступающей на Предприятие, регистрирует документы, ставит задачи на основании резолюции директора в СЭД «Тезис», организует хранение документов и передачу в соответствующие структурные подразделения. 2) Принимает обращения, жалобы, отклики и иных видов документов, поступивших через информационную систему «Е-Отыныш» («Электронные обращения»), регистрирует их; назначает исполнителя; ведет учёт и контролирует сроки исполнения. 3) Ведет регулярный контроль за сроками исполнения входящих документов, поставленных задач в СЭД «Тезис» и прикрепления ответов в соответствующие формы. Проводит анализ исполнительской дисциплины Предприятия и принимает необходимые меры для ее соблюдения; 4) Организует своевременную отправку исходящей корреспонденции заинтересованным сторонам Предприятия; 5) Осуществляет контроль за правильным оформлением всех поступающих в приемную документов; 6) Осуществляет подготовку и организацию рабочего места генерального директора канцтоварами; расходными материалами; организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации; проверяет санитарные условия работы в помещении (освещение, вентиляцию и температурный режим). 7) Выполняет функции секретаря, помощника руководителя, доводит до сведения работников принятые решения директора; 8) Ведет телефонные переговоры, принимает входящие звонки; управляет исходящими звонками; принимает и отправляет телефонограммы, соблюдая культуру речи; 9) Организует встречи, заседания, конференции, ведет протокола совещаний, оперативных, плановых и т.п. 10) Обеспечивает бесперебойную работу конференц-зала, организует кофе-брейки и пр. 11) Замещает на период отсутствия (отпуска, больничного, командировки) переводчика. 12) Готовит еженедельные отчеты о проделанной работе начальнику отдела развития ИСМ и ДО. 13) Выполняет иные поручения директора и начальника отдела развития ИСМ и ДО АО «Шыгыс Жылу»; 14) Разрабатывает и актуализирует при необходимости внутренние нормативные документы. 15) Ведёт: 1. инвентарную книгу регистрации входящей корреспонденции; 2.инвентарную книгу регистрации исходящей корреспонденции; 3. инвентарную книгу регистрации служебных записок; 4. инвентарную книгу регистрации телефонограмм;

Профессиональные навыки: Прием и распределение входящих звонков; Учет и регистрация документов; Подготовка писем и обращений;

Личные качества: Ответственность;

Регион: Восточно-Казахстанская область, г. Усть-Каменогорск

Место работы: ул. М.Горького, 61