Административный ассистент

Частное образовательное учреждение «SOS Детская деревня Алматы» было создано по инициативе Сары Алпысовны Назарбаевой в 1997 году. Детская деревня реализует модель семейного воспитания, принятую во многих странах мира.

SOS Детские деревни - семейная модель долгосрочного воспитания детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. SOS Детские деревни – это уникальная альтернатива детским домам, где для детей, потерявших семью, создаются комфортные условия для реабилитации, счастливого детства и адекватной подготовки к взрослой жизни.

Обязанности административного ассистента:

• Административно-распорядительная деятельность и поддержка директора Детской Деревни.
• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Детской деревни.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.
• Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
• Организовывает проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание.
• Обеспечивает рабочее место административных сотрудников необходимой организационной техникой, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе.
• Организовывает прием посетителей, обеспечивая необходимую помощь и поддержку, организовывает питание и транспортное обеспечение для гостей Детской Деревни.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых в Детской Деревне (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Выполняет другие поручения в рамках трудовой функции работника.
• Делопроизводство и переводы:
• Составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Организовывает сбор коммерческих предложений, а также проведение заседаний Комиссий по выбору поставщиков услуг/товаров и т.д., ведет протокол заседания.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку входящих и исходящих документов, писем, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, компьютерные банки/базы данных, систематизирует и хранит документы текущего архива.
• Осуществляет письменный и устный переводы с английского и казахского языков на русский и с русского на английский и казахский.
• Обеспечивает сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации, касающейся деятельности Детской деревни, выдает нужную информацию только лицам, имеющим право на доступ к данной информации и только по согласованию с Директором Детской деревни.
• Обеспечивает контроль исполнения приказов, распоряжений руководителя.
• Ведет мониторинг номенклатуры дел.
• Ведение статистических данных по детям Детской деревни и Дому юношества.
• Сбор и отслеживание счетов и распечаток по услугам телекоммуникационной связи и интернета в Детской деревне.
• Координация работы сотрудников Детской Деревни:
• Координирует работу экономки Детской деревни.
• Поддерживает мастера деревни в координации работы технического персонала (помощник мастера, водитель) при определении объема работы.
• Планирование деятельности локации и бюджет
• Несет ответственность за планирование бюджета Детской Деревни на канцелярию, организационную технику (компьютеры, принтеры), телекоммуникационную связь (телефония, интернет), офисную мебель и расходов на закуп продуктов питания и моющих в гостевой и административные здания.

Требования:
• Высшее или средне - специальное образование
• Не менее 2 лет опыта работы в административной сфере, переводческой деятельности и/или делопроизводстве.

• Знание государственного языка

• Знание и умение работать в Word, Exсel
• Пунктуальность, ответственность, самостоятельность, инициативность, требовательность, коммуникабельность, умение работать в команде.

Условия:
• Официальное трудоустройство
• Работа в международной организации
• Пятидневная рабочая неделя
• График работы: 9.00-18.00