Офис-менеджер-архивариус

Требования к кандидату

Высшее или среднее специальное образование

Опыт работы в горнодобывающей отрасли в сфере делопроизводства, управления документацией или архивного дела от 1 года

Знание языка: русский, казахский, английский (китайский примущество)

Владение MS Office (Word, Excel, Outlook, 1 С Документооборот, Документолог), оргтехникой

Знание законодательства РК «Об архивном деле», правилами Национального архивного фонда, системами электронного документооборота и методическими рекомендациями государственных органов, охраны труда и пожарной безопасности

Знание принципов организации электронного и бумажного документооборота, архивного хранения и оформления документов

Знание требований охраны труда, пожарной безопасности и внутренних корпоративных процедур

Личные качества

Ответственность, внимательность к деталям, аккуратность

Организованность и системный подход к работе

Соблюдение норм деловой и корпоративной этики

Умение работать в команде и взаимодействовать с коллегами

Доброжелательность и способность поддерживать спокойную, позитивную рабочую атмосферу

Стрессоустойчивость и умение сохранять профессиональный стиль общения в нестандартных ситуациях

Ответственное отношение к конфиденциальной информации и служебной документации

Основные обязанности

обязанности офис-менеджера

Прием, регистрация, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции

Ведение и контроль документооборота в системах 1С: Документооборот и Documentolog

Подготовка, оформление, регистрация и актуализация внутренних документов

Координация документооборота между подразделениями компании

Контроль движения документов и своевременного исполнения поручений в рамках документооборота

Организация передачи текущих задач и документов замещающему сотруднику на период отсутствия

Ведение учета расходов на почтовые услуги

Учет, хранение и контроль использования печатей и штампов компании, организация их изготовления и уничтожения в установленном порядке

Соблюдение требований корпоративной этики, внутреннего трудового распорядка, охраны труда и пожарной безопасности

обязанности архивариуса

Организация и ведение архива компании в соответствии с законодательством Республики Казахстан и внутренними нормативными требованиями

Контроль соблюдения требований к условиям хранения документов, включая температурно-влажностный, санитарный, противопожарный и охранный режимы

Координация передачи документов от структурных подразделений на архивное хранение

Прием, проверка, учет, систематизация и размещение документов на архивное хранение

Формирование и оформление архивных дел: нумерация листов, оформление обложек, листов-заверителей и необходимых реквизитов

Проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их дальнейшего хранения или уничтожения

Составление архивных описей дел постоянного и временного хранения, описей по личному составу, сводных описей и других необходимых архивных документов

Подготовка актов о выделении документов к уничтожению и организация их уничтожения в установленном порядке

Ведение учета движения и выдачи архивных документов, обеспечение их сохранности и оперативного поиска

Подготовка и актуализация внутренних нормативных и методических документов по вопросам архивного дела и документооборота

Обеспечение сохранности, конфиденциальности и целостности архивных и служебных документов

Условия работы

Место работы на производственном участке Райгородок