Административный менеджер

Бухгалтерия.

• Координация и согласование с Руководством всех финансовых операций ЕВРОБАК в соответствии с бюджетом;
• Взаимодействие с банком;
• Сбор закрывающих документов от поставщиков;
• Подготовка приказов о представительских расходах;
• Подготовка актов приема-передачи документов;
• Подготовка и согласование Договоров ГПХ, ОГПО, о членских взносах, спонсорстве и др.;
• Контроль за подготовкой плановых платежей;
• Контроль подрядной организации по своевременной подготовке и пересылке отчетов в Лондон до 30 августа каждого года;
• Координация проведения ежегодного аудита.

Кадровое администрирование.

• Согласование ежемесячного табеля, контроль отпускных дней сотрудников.
• Контроль подрядной организации по выплате заработной платы сотрудникам в срок;
• Подготовка Приказов об отпусках, командировках и др.
• Полная поддержка командировок сотрудников: бронирование, оплата, транспорт, размещение и пр.

Совет Директоров:

• Подготовка ежемесячного Отчета для Совета Директоров по состоянию членства в Ассоциации;
• Сбор и подготовка необходимых документов для выборов на Ежегодном Собрании ЕВРОБАК.

Мероприятия ЕВРОБАК:

• Выполнение рассылок о мероприятиях и других события Ассоциации;
• Координация и отслеживание регистрации участников на мероприятия ЕВРОБАК на сайте, а также по электронной почте;
• Коммуникации с компаниями, входящими в состав Ассоциации: приглашения, согласование встреч, мероприятий и иных поручений.
• Подготовка необходимых материалов, согласование с руководством, дизайнером, закуп реквизита;
• Исполнение поручений Менеджера по мероприятиям;
• Участие в организации образовательных проектов ЕВРОБАК – Университет правктических знаний по маркетингу и PR, и HR.

Членство:

• Коммуникация с компаниями, входящими в состав Ассоциации – предоставление необходимой информации по активностям Ассоциации, статусе членства, координация e-networking;
• Оформление всей документации, связанной с Членством;
• Управление потенциальными/вступившими компаниями;
• Контроль подрядной организации по своевременной подготовке счетов за членские взносы в ЕВРОБАК;
• Обновление / исключение информации по членству в ЕВРОБАК, отражение этих изменений во всех базах данных (BAT (электронная почта), сайт, список членов, база данных Access, каталог и т. д.);
• Своевременное ведение Отчета по членству;
• Мониторинг приема платежей от должников, регулярный доклад Исполнительному Директору о статусе оплат.

Административные задачи:

• Взаимодействие в арендодателем;
• Встреча гостей в офисе;
• Ежеквартальный заказ канцелярских товаров по необходимости;
• Мониторинг работы водителя, расчет компенсации за бензин и амортизацию;
• Подготовка, согласование и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• Отслеживание корреспонденции в министерства и гос. органы: входящий номер, контакты исполнителя;
• Взаимодействие с курьерами, службой клининга и др. подрядчиками;
• Ведение базы данных контактов в Access и email – рассылке и на сайте eurobak.kz;
• Ведение календаря Руководителя, назначение встреч, звонков.
• Поддержка технического обеспечения по необходимости;
• Выполнение иных поручений Руководителя.

Опыт работы, занятость

полная занятость

В избранное

Скрыть

Пожаловаться

В избранное

Скрыть

Пожаловаться

Свернуть