Operations Specialist

Обязанности:

Документооборот и договоры
— Ведение и контроль договоров с контрагентами, координация напрямую с координаторами проектов, реализующих инициативы Foundation.
— Построение и ведение внутреннего архива (электронного и физического); ведение реестра договоров и прочих документов Foundation.
— Контроль исполнения условий договоров — сроков, сумм, отчётности и актов. Проверка полноты пакета документов (отчёты, акты, оригиналы с «живыми» подписями — как для локальных, так и для международных договоров).

Поддержка бухгалтерии и аудита
— Сбор подписанных первичных документов и передача их в бухгалтерию.
— Поддержка отчётных циклов и внешних аудитов по запросу.
— Проведение инвентаризации основных средств.
— Подготовка полного пакета документов, необходимого для оплат контрагентам.

Работа с контрагентами
— Ведение полного цикла работы с контрагентами, включая заключение договоров.
— Обработка входящей и исходящей корреспонденции, документов и оборудования: приём, регистрация, маршрутизация адресату, учёт, хранение и отправка.

Процессы и системы
— Управление административными процессами (заявки на офисные принадлежности и аналогичные), администрирование данных, оптимизация существующих процессов; методичная настройка и структурирование рабочих процессов.
— Поддержка в организации мероприятий и координация участников.
— Взаимодействие с координаторами проектов, консультантами, юристами и финансовыми специалистами.
— Развитие структуры inVision U и систематизация всех ключевых процессов — выстраивание эффективного взаимодействия между подразделениями, оптимизация операционных и академических процессов, внедрение устойчивой системы управления.
— Другие задачи по поручению руководства.

— Высшее образование.
— Опыт работы 1–3 года в администрировании документов/договоров и операционных бизнес-процессах.
— Знание языков: казахский — уровень B2, английский — уровень B2.
— Ответственность, гибкость, внимательность к деталям.

Возможность бороться с несправедливостью, создавая справедливые условия для миллионов людей в 48 странах.
— Развитие профессиональных навыков: менторство, карьерный консалтинг, обучающие программы.
— Работа с командами по всему миру, международный опыт через программу Global Talent Exchange.
— Участие в корпоративных челленджах, наградах, спортивных активностях, волонтёрских и социальных проектах сотрудников.
— Работа в команде людей, которые проявляют инициативу, открыто высказываются и не боятся расти.
— Развитие языковых навыков через частично оплачиваемые курсы и внутренние разговорные клубы.