Офис - менеджер

Должностные обязанности:

1) Осуществляет своевременную обработку входящей корреспонденции, поступающей на Предприятие, регистрирует документы, ставит задачи на основании резолюции директора в СЭД «Тезис», организует хранение документов и передачу в соответствующие структурные подразделения.

2) Принимает обращения, жалобы, отклики и иных видов документов, поступивших через информационную систему «Е-Отыныш» («Электронные обращения»), регистрирует их; назначает исполнителя; ведет учёт и контролирует сроки исполнения.

3) Ведет регулярный контроль за сроками исполнения входящих документов, поставленных задач в СЭД «Тезис» и прикрепления ответов в соответствующие формы. Проводит анализ исполнительской дисциплины Предприятия и принимает необходимые меры для ее соблюдения;

4) Организует своевременную отправку исходящей корреспонденции заинтересованным сторонам Предприятия;

5) Осуществляет контроль за правильным оформлением всех поступающих в приемную документов;

6) Осуществляет подготовку и организацию рабочего места генерального директора канцтоварами; расходными материалами; организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации; проверяет санитарные условия работы в помещении (освещение, вентиляцию и температурный режим).

7) Выполняет функции секретаря, помощника руководителя, доводит до сведения работников принятые решения директора;

8) Ведет телефонные переговоры, принимает входящие звонки; управляет исходящими звонками; принимает и отправляет телефонограммы, соблюдая культуру речи;

9) Организует встречи, заседания, конференции, ведет протокола совещаний, оперативных, плановых и т.п.

10) Обеспечивает бесперебойную работу конференц-зала, организует кофе-брейки и пр.

11) Замещает на период отсутствия (отпуска, больничного, командировки) переводчика.

12) Готовит еженедельные отчеты о проделанной работе начальнику отдела развития ИСМ и ДО.

13) Выполняет иные поручения директора и начальника отдела развития ИСМ и ДО АО «Шыгыс Жылу»;

14) Разрабатывает и актуализирует при необходимости внутренние нормативные документы.

15) Ведёт:

1. инвентарную книгу регистрации входящей корреспонденции;

2.инвентарную книгу регистрации исходящей корреспонденции;

3. инвентарную книгу регистрации служебных записок;

4. инвентарную книгу регистрации телефонограмм;

5. инвентарную книгу учета местных командировок филиала.

Требования к кандидату:

• высшее (или послевузовское) образование и практический стаж работы не менее 2 лет на аналогичной должности.
• Знание ПК: уверенный пользователь ПК.
• Знание языков: государственный и русский. Ведение делопроизводства, навыки переводчика на государственный язык и с государственного языка
• Условия
• График работы: пятидневный с 8:00 ч. до 17:00 ч., обед с 12.00 ч. до 13.00 ч.
• Адрес фактического места работы: ул. М.Горького, 61.