Менеджер по контрактам в области инфраструктуры и сервисных услуг

5.1 Стратегия формирования объема работ, подготовка заявок и пакетирование контрактов

• Разрабатывать и поддерживать интегрированную карту коммерческого объема работ по закрепленным инфраструктурным контрактам, интерфейсам EPC-контракта плавильного завода и интерфейсам оборудования и материалов, закупаемых Заказчиком.
• Подготавливать и координировать заявки на закупку услуг по каждому закрепленному направлению, обеспечивая четкое определение коммерческих требований, результатов работ, интерфейсов и границ ответственности до начала закупочной процедуры.
• На ранних этапах выявлять и устранять пробелы, дублирование либо неоднозначное распределение ответственности, обеспечивая полноту охвата операционного объема работ плавильного завода в рамках соответствующих контрактных пакетов.

5.2 Подготовка и заключение контрактов

• Руководить процессами проведения тендеров, коммерческих разъяснений, оценки предложений и переговоров по закрепленным направлениям в соответствии с утвержденными процедурами и требованиями корпоративного управления.
• Координировать участие профильных подразделений в коммерческой оценке предложений и обеспечивать урегулирование либо документальное отражение всех оговорок, исключений, допущений и обязательств по интерфейсам.
• Подготавливать обоснованные рекомендации по присуждению контрактов, протоколы переговоров и договорную документацию, отражающую утвержденный объем работ, распределение рисков и коммерческие условия.

5.3 Управление интерфейсами и полнотой охвата объема работ

• На регулярной основе взаимодействовать с Менеджером по контракту EPC плавильного завода и командами по закупке оборудования и материалов для обеспечения согласованности границ контрактных пакетов и взаимозависимостей.
• Вести реестр интерфейсов с указанием ответственности за объем работ, входных и выходных данных, сроков, нерешенных вопросов и ответственных лиц.
• Эскалировать любые риски упущения, дублирования либо противоречивого распределения объема работ до принятия коммерческих обязательств или возникновения негативного влияния на выполнение проекта.

5.4 Управление стоимостными интерфейсами оборудования и материалов

• Совместно с Менеджером по закупкам оборудования и материалов, а также соответствующими менеджерами по закупкам проводить проверку стоимости оборудования и материалов, предусмотренной в бюджетах EPC-контрактов по инфраструктуре.
• Сопоставлять затраты на оборудование и материалы с пакетами закупок Заказчика и объемом EPC-контракта плавильного завода для выявления дублирования, пропусков или двойного бюджетирования.
• Документировать допущения, исключения и согласованное распределение ответственности для обеспечения прозрачности стоимостных и объемных интерфейсов на этапах заключения и исполнения контрактов.

5.5 Корпоративное управление контрактами и администрирование

• Разрабатывать и поддерживать планы управления контрактами, матрицы распределения ответственности, протоколы коммуникаций и графики администрирования по закрепленным контрактам.
• Осуществлять мониторинг договорных этапов, обязательств, уведомлений, гарантий, страховых покрытий, иных обязательств и документации посредством контролируемых реестров.
• Проводить регулярные коммерческие обзоры контрактов и обеспечивать назначение ответственных лиц, сроков исполнения и механизмов эскалации по всем открытым вопросам.

5.6 Управление изменениями, претензиями и коммерческими рисками

• Администрировать процесс управления изменениями, обеспечивая оценку влияния на объем работ, стоимость, сроки и интерфейсы до принятия обязательств.
• Анализировать предложения по изменениям, претензии и заявки на продление сроков выполнения работ на основании условий контракта, подтверждающих документов и утвержденных проектных данных.
• Защищать договорные права Компании посредством своевременного направления уведомлений, оговорок, требований по минимизации последствий и эскалации случаев потенциального нарушения обязательств или существенных рисков.

5.7 Отчетность по прогрессу, затратам и эффективности

• Подготавливать и актуализировать отчеты о ходе выполнения работ, освоении бюджета и трекер активности по каждому закрепленному направлению на основе утвержденных проектных и контрактных данных.
• Еженедельно отчитываться перед Директором по закупкам о статусе закупок, заключения контрактов, управления контрактами, интерфейсах, рисках, ключевых решениях и узких местах.
• Проводить ежемесячный анализ KPI и обеспечивать наличие подтверждающих материалов по отражаемому статусу, тенденциям и согласованным корректирующим мероприятиям.
• Эскалировать вопросы, требующие поддержки со стороны других функций, Директору по закупкам и руководству проекта плавильного завода.

5.8 Поддержка управления контрактной стоимостью и платежами

• Обеспечивать контроль информации о стоимости заключенных контрактов, утвержденных и ожидающих согласования изменениях, потенциальных претензиях, принятых обязательствах, фактических затратах и прогнозируемой итоговой стоимости.
• Проверять полноту контрактной и подтверждающей документации по платежным документам, выявляя исключения без приемки работ, подтверждения фактически выполненного объема или проверки сумм платежей.
• Оказывать поддержку подразделениям Project Controls и Finance посредством предоставления сверенных контрактных данных, сохраняя их ответственность за подтверждение прогресса и проверку платежей.

5.9 Соблюдение требований, ведение документации и закрытие контрактов

• Обеспечивать ведение полного, контролируемого и пригодного для аудита архива документов, включая материалы закупок, переписку, согласования, оценки, протоколы совещаний, изменения, претензии и подтверждающие документы.
• Подготавливать отчеты о закрытии контрактов по каждому закрепленному направлению и контролировать получение исполнительной документации, гарантий, руководств по эксплуатации, выполнение остаточных обязательств и условий освобождения от обязательств.
• Обеспечивать соблюдение утвержденных полномочий, требований конфиденциальности, деловой этики, антикоррупционных норм и правил предотвращения конфликта интересов при администрировании контрактов.
• Оказывать содействие при проведении аудитов и обеспечивать выполнение согласованных корректирующих мероприятий по выявленным коммерческим и контрактным несоответствиям.