Менеджер по административной работе и поддержке продаж

Кого мы ищем

Рассматриваем кандидатов с высшим образованием в области финансов и бухгалтерского учёта, права, управления, логистики или инженерно-технических дисциплин, в том числе с небольшим опытом работы. Для этой роли важнее не конкретная специальность, а хорошая базовая подготовка, грамотность и умение работать с документами, цифрами и информацией.

Практический опыт хотя бы в одном из направлений будет преимуществом: административная работа, работа в 1С и с первичными учётными документами, кадровое делопроизводство, договорное сопровождение, логистика или координация проектов. Опыт во всех перечисленных направлениях не требуется: мы обучим специфике работы компании и поможем освоить новые задачи.

Что для нас важно

• Уверенное владение Excel (таблицы, формулы), Word, PowerPoint и инструментами работы с PDF-документами;
• Внимательность к документам, цифрам, договорённостям и срокам; умение систематизировать информацию и одновременно вести несколько задач;
• Самоорганизация и обучаемость: способность быстро осваивать новые задачи, применять полученные знания на практике, самостоятельно определять следующие шаги и своевременно задавать вопросы;
• Тактичное и конструктивное общение с коллегами, клиентами и подрядчиками; ответственное отношение к договорённостям и своевременное информирование о возникающих вопросах.

О компании и роли

ТОО «ОПЕРЕКС» — эксклюзивный представитель 5DT (Fifth Dimension Technologies) в Республике Казахстан. Мы поставляем и внедряем профессиональные тренажёры-симуляторы и комплексные технологические решения для подготовки и оценки персонала промышленных предприятий, прежде всего горнодобывающей отрасли.

Большая часть сотрудников компании задействована в проектах у клиентов в регионах. Ваша задача — координировать работу бэк-офиса, оказывать организационную поддержку коллегам и обеспечивать взаимодействие с внешними специалистами и подрядчиками. В офисе вы будете преимущественно работать самостоятельно; на этапе адаптации предусмотрено тесное взаимодействие с руководителем и профильными специалистами для освоения рабочих процессов.

Основные задачи

• Сопровождать документооборот по действующим договорам и проектам: вести реестры, контролировать сроки, комплектность и движение документов;
• Сопровождать и координировать договорную работу с участием руководителя и внешних юристов; контролировать актуальность документов на этапах согласования и подписания;
• Взаимодействовать с аутсорсинговой бухгалтерией и кадровыми специалистами: собирать и передавать исходные данные, контролировать полноту документов, координировать внесение необходимых корректировок и отслеживать выполнение задач;
• Координировать организационные вопросы и документооборот, связанные с поставками оборудования и оказанием услуг, во взаимодействии с клиентами, поставщиками, перевозчиками, таможенными брокерами, сертификационными и экспертными организациями. Специализированные операции выполняют профильные подрядчики;
• При участии в тендерах готовить стандартный комплект документов для участия, включая документы, необходимые для регистрации и аккредитации компании на закупочных площадках;
• Сопровождать оформление закрывающих документов по действующим проектам: координировать их подготовку внешними контрагентами, проверять комплектность и корректность счетов, актов, накладных, ЭСФ, СНТ и других документов;
• Осуществлять административное сопровождение командировок и деловых встреч: бронировать авиабилеты и гостиницы, оформлять необходимые документы, согласовывать программы поездок и визитов, координировать связанные организационные вопросы с сотрудниками, клиентами и подрядчиками;
• Заказывать изготовление корпоративной и сувенирной продукции, визиток и других материалов; сопровождать участие компании в выставках и мероприятиях, координировать подготовку онлайн- и офлайн-презентаций для действующих и потенциальных клиентов;
• Координировать текущие административные вопросы офиса: взаимодействовать с арендодателем и поставщиками услуг, вести деловую корреспонденцию, электронный и бумажный архив; разрабатывать шаблоны и чек-листы, предлагать простые улучшения процессов.

Предпочтительный опыт и компетенции

Понимание основ бухгалтерского и кадрового документооборота; знание состава документов, сопровождающих реализацию товаров и услуг в РК, и порядка их оформления; понимание документального сопровождения ВЭД, включая коммерческие, транспортные и таможенные документы; опыт договорного сопровождения, координации логистических процессов или работы с документами в B2B-сегменте; практическое использование AI-инструментов для поиска, анализа и подготовки информации. Знание английского языка не является обязательным требованием.

Что мы предлагаем

• Работу в сфере поставок высокотехнологичного оборудования и решений для крупных горнодобывающих компаний;
• Возможность участвовать во всех этапах B2B-проектов и развивать компетенции в области операционной и проектной координации, а также сопровождения коммерческих процессов;
• Прямое взаимодействие с руководством компании;
• Постепенное освоение новых задач при поддержке руководителя и профильных специалистов;
• Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан, график работы 5/2 с 09:00 до 18:00, офис в центре Алматы;
• Профессиональный и финансовый рост по мере расширения компетенций, самостоятельности и зоны ответственности.

Кому особенно подойдёт эта роль

Кандидату, который готов работать с новыми задачами, самостоятельно разбираться в вопросах, выстраивать процессы и доводить задачи до результата. Нам важны порядочность, ответственность, любознательность, самостоятельность и стремление к профессиональному развитию.