Администратор проекта (проект по строительству газоочистки коксового газа, КХП)

Обязанности:

• Организационное и административное сопровождение Руководителя проекта и проектной команды.
• Организация рабочих, технических, координационных и руководящих совещаний проекта.
• Формирование повесток совещаний и сбор материалов от ответственных подразделений.
• Подготовка, оформление и рассылка протоколов совещаний.
• Ведение реестра поручений, контроль ответственных лиц и сроков исполнения.
• Регулярный мониторинг статуса выполнения поручений и подготовка информации о просроченных задачах.
• Своевременная эскалация Руководителю проекта поручений и вопросов, по которым нарушаются установленные сроки.
• Ведение единого реестра проектной документации, писем, запросов, протоколов, решений и иных управленческих документов.
• Контроль движения документов между Заказчиком, подрядчиками, проектировщиками и поставщиками.
• Регистрация входящей и исходящей проектной корреспонденции.
• Контроль соблюдения установленных сроков рассмотрения и предоставления ответов по документам.
• Организация хранения актуальных версий документов и поддержание структуры проектного архива.
• Подготовка сводной информации по статусу проекта для Руководителя проекта и руководства.
• Сбор отчетности от функциональных направлений: проектирование, строительство, поставки, планирование, бюджет, безопасность и другие блоки.
• Консолидация еженедельной и ежемесячной отчетности в единый отчет по проекту.
• Подготовка презентаций, справок, таблиц и информационных материалов для руководящих совещаний.
• Ведение календаря ключевых совещаний, контрольных точек, мероприятий и отчетных периодов проекта.
• Подготовка и рассылка официальных писем, уведомлений и запросов по поручению Руководителя проекта.
• Контроль предоставления ответов на официальные письма и запросы в установленные сроки.
• Ведение реестра ключевых решений проекта и контроль их доведения до ответственных исполнителей.
• Ведение реестра рисков, проблем и открытых вопросов в части административного контроля их статусов.
• Подготовка материалов для руководящих комитетов, статусных совещаний и встреч с подрядчиками.
• Контроль исполнения решений руководящих органов проекта.
• Обеспечение единообразия форматов отчетности, протоколов и управленческих документов.
• Подготовка оперативной информации по запросу Руководителя проекта и руководителей направлений.
• Взаимодействие с подразделениями Заказчика по вопросам административного сопровождения проекта.
• Обеспечение конфиденциальности проектной и управленческой информации.
• Выполнение иных организационных поручений Руководителя проекта и Руководителя направления в рамках администрирования проекта.
• Проектный документооборот; ведение реестров; подготовка протоколов и контроль поручений; организация совещаний; подготовка отчетности; деловая переписка; систематизация больших объемов информации; MS Excel, Word, PowerPoint, Outlook и системы электронного документооборота.

• Высшее или среднее специальное образование в области управления, экономики, строительства, делопроизводства, проектного управления либо смежных направлениях.
• Опыт работы не менее 3–5 лет опыта в проектном администрировании, документообороте, координации проектов или административном сопровождении крупных строительных/промышленных объектов. Желателен опыт работы в проектном офисе, на стороне Заказчика или EPC/EPCM-подрядчика.
• Знание принципов администрирования строительных и инвестиционных проектов, проектного документооборота, подготовки протоколов и отчетности. Уверенное владение MS Office, особенно Excel, Word и PowerPoint.
• Русский — свободное владение. Казахский — желательно. Английский — желательно для работы с международными подрядчиками и документацией. Китайский язык — преимущество.