Офис-менеджер

Обязанности:

• 1. Административная поддержка и жизнеобеспечение офиса

  Организация работы офиса продаж: поддержание чистоты, порядка, презентабельного вида шоурума, зоны ожидания и переговорных комнат.

  Снабжение: заказ канцелярии, воды, кофе/чая, брендированной продукции и расходных материалов для презентаций.

  Встреча гостей и клиентов: приветствие, предложение напитков, создание комфортной и доброжелательной атмосферы.

  Прием и распределение входящих коммуникаций: обработка входящих звонков, электронных писем, мессенджеров и распределение клиентов между менеджерами по продажам.

  2. Ведение документации и документооборот

  Первичный документооборот: подготовка типовых договоров (бронирования, ДДУ, купли-продажи), актов, счетов и коммерческих предложений.

  Взаимодействие с клиентами и банками: сбор пакета документов от покупателей для ипотеки или регистрации сделок, передача их в юротдел или банк.

  Работа в CRM и реестрах: своевременный ввод информации о новых обращениях, ведение базы данных клиентов, актуализация статусов квартир (свободно / бронь / продано).

  Курьерская служба и почта: отправка и получение документов, работа с курьерскими службами и почтой.

  3. Поддержка команды продаж

  Помощь менеджерам по продажам: координация графика встреч и показов объектов.

  Печать и подготовка материалов: контроль наличия актуальных буклетов, планировок, прайс-листов и презентационных пакетов.

  Учет сделок: помощь в формировании отчетов по продажам и входящему трафику для руководства.