Помощник/Ассистент руководителя

Обязанности:

• обеспечивает подготовку и организацию работы офиса;
• осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса;
• организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин) на предмет определения готовности к эксплуатации;
• проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим);
• организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;
• обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами);
• осуществляет работу секретаря по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм);
• вносит на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению работы офиса и организации в целом;
• осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида;
• разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды;
• организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов, анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, заключает договоры);
• организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса;
• организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей;
• обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса;
• организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-автоматической телефонной станции, копировальных машин, диктофонов), осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий;
• организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением порядка этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи);
• координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку;
• осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса; следит за бесперебойной поставкой бойлерной воды, офисной бумаги, молока, сахара и чая для сотрудников и посетителей,
• координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в том числе освещения, активирование систем охранной сигнализации);
• Административная поддержка
• Ведение документации по выполненным работам, учёт сервисных заявок.
• Подготовка и составление отчётов для руководства.
• Ведение базы данных клиентов и заказов.
• Управление инвентаризацией
• Контроль за состоянием и учётом оборудования, инструментов и запасных частей, используемых в сервисном процессе.
• Ведение учёта материалов и комплектующих, заказ необходимых ресурсов.

• должен профессионально владеть персональным компьютером, знать программы Excel, Word, Power Point, Internet Explorer, Outlook.

• Грамотная устная и письменная речь;

• Личные качества: ответственность, высокий уровень самостоятельности;

• Работа с договорами и документацией;

Условия:

- заработная плата от 350 000 до 400 000 тенге (на руки);

- пятидневка с 09:00 до 18:00 (суббота и воскресенье - выходные дни);

- отпуск 24 календарных дня;

- официальное трудоустройство;

- офис: ул. Абая 151, БЦ «Алатау», Офис 302