Персональный ассистент Генерального директора/Администратор

Цель позиции

Обеспечение эффективной поддержки деятельности Генерального директора, координация административных процессов и коммуникаций компании, сопровождение иностранных сотрудников и обеспечение функционирования офиса.

Основные обязанности

Поддержка Генерального директора

1. Организация и координация рабочего графика Генерального директора, управление календарем встреч и приоритетами руководителя.
2. Планирование и организационное сопровождение встреч, совещаний, видеоконференций, а также визитов представителей акционеров, партнеров и подрядчиков.
3. Подготовка презентационных материалов, протоколов совещаний, отчетов, служебных записок, официальной корреспонденции и иных документов по поручению руководства.
4. Координация исполнения поручений Генерального директора, мониторинг сроков выполнения задач и своевременное информирование руководства о ходе их выполнения.
5. Организация деловых поездок Генерального директора, включая бронирование билетов, гостиниц, трансфера, оформление необходимых документов и координацию с принимающей стороной.
6. Обеспечение конфиденциальности информации и документов, связанных с деятельностью руководства и компании.

Документооборот и коммуникации

1. Регистрация и сопровождение входящей и исходящей корреспонденции в системе электронного документооборота компании.
2. Подготовка официальной корреспонденции, запросов, ответов, служебных записок и иных документов в пределах своей компетенции.
3. Координация процессов согласования, подписания и своевременного направления документов заинтересованным сторонам.
4. Координация взаимодействия с контрагентами, государственными органами, поставщиками услуг и иными внешними организациями по административным вопросам.

Внутренние коммуникации и корпоративная культура

1. Подготовка и распространение информационных сообщений для сотрудников по организационным, корпоративным и административным вопросам.
2. Координация подготовки поздравлений сотрудников с днями рождения, государственными, профессиональными и корпоративными праздниками.
3. Ведение календаря корпоративных мероприятий, памятных дат и значимых событий компании.
4. Организация и административное сопровождение корпоративных мероприятий и иных внутренних мероприятий компании.

Администрирование медицинского страхования

1. Координация административных вопросов, связанных с медицинским страхованием сотрудников.
2. Взаимодействие со страховой компанией по вопросам оформления, внесения изменений и сопровождения программ медицинского страхования.
3. Консультирование сотрудников по административным вопросам, связанным с медицинским страхованием, в пределах своей компетенции.
4. Сбор и предоставление необходимых документов и сведений для оформления, изменения или прекращения страхового покрытия сотрудников.

Администрирование иностранных сотрудников

1. Координация процессов оформления, продления и актуализации разрешений на временное проживание (РВП), виз и иных миграционных документов для иностранных работников.
2. Взаимодействие с государственными органами, миграционными службами и внешними провайдерами по вопросам миграционного сопровождения иностранных сотрудников.
3. Контроль сроков действия миграционных и разрешительных документов, а также своевременная подготовка документов для их оформления и продления.
4. Организация и сопровождение процедур регистрации иностранных сотрудников в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан.

Администрирование офиса

1. Контроль обеспечения офиса необходимыми канцелярскими, хозяйственными и расходными материалами.
2. Взаимодействие с поставщиками товаров и услуг, необходимых для функционирования офиса.
3. Организация и контроль выполнения административно-хозяйственных заявок, связанных с эксплуатацией офисных помещений и оборудования.

Распределение рабочего времени (ориентировочно)

• 50% — Поддержка Генерального директора.
• 20% — Документооборот и коммуникации.
• 15% — Сопровождение иностранных сотрудников.
• 10% — Медицинское страхование и корпоративные мероприятия.
• 5% — Администрирование офиса.

Требования к кандидату

• Высшее образование.
• Опыт работы на позиции персонального ассистента руководителя, Executive Assistant, Office Administrator или на иной аналогичной административной должности не менее 3 лет.
• Владение английским языком на уровне не ниже Upper-Intermediate (B2), достаточном для ведения деловой переписки, подготовки документов и взаимодействия с иностранными коллегами
• Отличные навыки деловой коммуникации и деловой переписки на русском и английском языках.
• Уверенное владение Microsoft Office, системами электронного документооборота, инструментами ИИ.
• Опыт организации деловых встреч, совещаний, командировок и административной поддержки руководителя.
• Опыт взаимодействия с внешними контрагентами, поставщиками услуг и государственными органами будет являться преимуществом.
• Высокий уровень организованности, ответственности и самостоятельности.
• Умение эффективно работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты и соблюдать установленные сроки.
• Способность работать с конфиденциальной информацией и соблюдать нормы деловой этики.

Ключевые компетенции

• Организованность и системность мышления.
• Проактивность и самостоятельность.
• Развитые коммуникативные навыки.
• Клиентоориентированность и сервисный подход.
• Внимательность к деталям.
• Управление временем и приоритетами.
• Стрессоустойчивость.
• Конфиденциальность и деловая этика.