Офис-менеджер / Ассистент руководителя

Компания Medeor | г. Астана

О компании

Компания Medeor более 8 лет занимается продажей современного медицинского диагностического оборудования на территории всего Казахстана.

Наше основное направление — поставка ультразвуковых аппаратов (УЗИ), электрокардиографов (ЭКГ), холтеров и аппаратов суточного мониторирования артериального давления (СМАД).

Мы сотрудничаем с медицинскими учреждениями и частными клиниками по всему Казахстану. Компания имеет филиалы в Астане, Алматы и Шымкенте.

В связи с развитием компании и расширением команды мы ищем ответственного, организованного и современного сотрудника на должность офис-менеджера / ассистента руководителя.

Нам нужен человек, который сможет взять на себя административные и организационные вопросы, обеспечивать порядок в документации и помогать руководителю эффективно организовывать рабочие процессы.

Основные обязанности

1. Организация работы офиса

* Организация ежедневной работы офиса.
* Контроль порядка и обеспечение офиса необходимыми материалами.
* Приём и распределение входящих звонков и корреспонденции.
* Встреча посетителей, клиентов и партнёров.
* Взаимодействие с курьерскими службами и подрядчиками.
* Решение текущих административных вопросов.

2. Документооборот

* Подготовка, оформление и систематизация документов.
* Работа с договорами, счетами, актами, накладными и другими документами.
* Контроль подписания и своевременного получения документов.
* Ведение электронного и бумажного архива.
* Подготовка различных справок, таблиц и отчётов.
* Контроль актуальности и правильности документации.

3. Ассистирование руководителю

* Выполнение поручений и текущих задач руководителя.
* Организация встреч, переговоров и деловых поездок.
* Ведение календаря руководителя и напоминание о важных мероприятиях.
* Контроль сроков выполнения поставленных задач.
* Сбор необходимой информации от сотрудников и подразделений.
* Подготовка документов, презентаций, таблиц и отчётов.
* Решение организационных вопросов по поручению руководителя.
* Помощь в планировании и организации рабочего дня.

4. Взаимодействие с сотрудниками и филиалами

* Координация организационных вопросов между филиалами компании.
* Взаимодействие с менеджерами по продажам и другими сотрудниками.
* Сбор необходимой информации и отчётности.
* Контроль своевременного выполнения отдельных поручений.
* Передача информации между руководителем и сотрудниками.
* Помощь в организации внутренних рабочих процессов.

5. Работа с современными цифровыми инструментами и ИИ

* Использование Claude, ChatGPT, Gemini и других инструментов искусственного интеллекта для решения рабочих задач.
* Работа с Google Drive, Google Docs, Google Sheets и облачными хранилищами.
* Подготовка документов, таблиц, презентаций и отчётов с помощью современных цифровых инструментов.
* Поиск и систематизация информации.
* Использование ИИ для оптимизации повседневных задач и сокращения времени на рутинную работу.
* Быстрое освоение новых программ и сервисов, необходимых для работы компании.

6. Дополнительные организационные задачи

* Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.
* Организация закупок канцелярии и офисных принадлежностей.
* Помощь в подготовке выставок, мероприятий и деловых встреч.
* Решение других текущих организационных вопросов компании.

Требования к кандидату

* Грамотная устная и письменная речь.
* Ответственность, исполнительность и высокая организованность.
* Уверенное владение компьютером.
* Хорошее знание Microsoft Word и Excel.
* Навыки работы с Google Docs, Google Sheets и облачными сервисами.
* Умение пользоваться Claude, ChatGPT, Gemini и другими инструментами ИИ.
* Способность быстро осваивать новые программы и технологии.
* Умение работать с большим объёмом информации.
* Внимательность к деталям.
* Умение самостоятельно планировать рабочее время и расставлять приоритеты.
* Умение доводить поставленные задачи до результата.
* Деловая коммуникация и умение находить общий язык с людьми.
* Конфиденциальность и ответственное отношение к информации компании.

Будет преимуществом:

* Опыт работы офис-менеджером или ассистентом руководителя.
* Опыт ведения документооборота.
* Навыки работы с 1С и электронными системами документооборота.
* Знание казахского и русского языков.
* Опыт работы в торговых компаниях.

Что мы предлагаем

* Работу в стабильной компании с более чем 8-летним опытом на рынке.
* Возможность профессионального и карьерного роста.
* Работу непосредственно с руководителем компании.
* Разнообразные задачи и возможность участвовать в развитии внутренних процессов.
* Современный подход к организации работы с использованием ИИ и цифровых технологий.
* Комфортные условия труда.
* Дружный коллектив.
* Своевременную выплату заработной платы.
* Официальное трудоустройство.

Место работы

г. Астана, ул. Нажимеденова, 34/1.

Офис расположен недалеко от остановки LRT.

Кого мы хотим видеть в нашей команде?

Мы ищем не просто офис-менеджера, который будет заниматься звонками и документацией.

Нам нужен надёжный, инициативный и организованный человек, который умеет самостоятельно решать рабочие вопросы, поддерживать порядок, контролировать задачи и помогать руководителю в управлении повседневными процессами компании.

Для нас важно, чтобы сотрудник не просто ждал поручений, а умел самостоятельно видеть задачи, предлагать решения и доводить начатое до результата.

Мы ценим ответственность, инициативность, обучаемость и желание профессионально развиваться.

Если вы организованный человек, уверенно работаете с компьютером, интересуетесь современными технологиями и хотите стать частью развивающейся компании — будем рады видеть вас в команде Medeor!

Для отклика отправляйте резюме с указанием желаемого уровня заработной платы.