Администратор стоматологии

Администратор-координатор стоматологической клиники OTA DENT

OTA DENT — семейная стоматологическая клиника.

В связи с развитием клиники приглашаем в команду двух администраторов-координаторов.

Мы ищем ответственных, организованных и коммуникабельных специалистов с опытом работы в стоматологии. Нам нужен человек, который умеет не только встречать пациентов и вести запись, но и координировать работу врачей, контролировать организационные процессы и обеспечивать бесперебойную работу клиники.

Условия работы

• Количество вакансий: 2 человека.
• Заработная плата: 250 000 ₸ на руки (если это сумма после удержаний; иначе уточняется при оформлении).
• Дополнительная премия по результатам работы клиники.
• График работы: 2/2.
• Время работы: с 10:00 до 21:00.
• Место работы: стоматологическая клиника OTA DENT, г. Астана, ул. Сыганак, 33.
• Стабильная работа в развивающейся стоматологической клинике.
• Работа в команде врачей, ассистентов и руководства.
• Возможность профессионального и карьерного роста.

Обязанности

1. Работа с пациентами и клиентский сервис

• Встреча пациентов, регистрация и сопровождение во время посещения клиники.
• Приём входящих звонков и обработка обращений через WhatsApp и другие каналы коммуникации.
• Консультирование пациентов по услугам клиники, организационным вопросам и графику работы.
• Запись пациентов на консультации, диагностику и лечение.
• Подтверждение записей и напоминание о предстоящих визитах.
• Работа с переносами, отменами и повторными записями.
• Контроль своевременного прихода пациентов.
• Сопровождение пациента от первого обращения до завершения посещения.
• Работа с отзывами, обратной связью и обращениями пациентов.
• Поддержание высокого уровня сервиса и доброжелательной атмосферы в клинике.

2. Координация работы врачей и медицинского персонала

• Ведение и контроль расписания врачей.
• Координация приёма пациентов и загрузки стоматологических кабинетов.
• Контроль соблюдения расписания и своевременного начала приёмов.
• Согласование изменений в графике с врачами и пациентами.
• Контроль организационной готовности кабинетов к приёму совместно с медицинским персоналом.
• Координация взаимодействия между врачами, ассистентами и администрацией.
• Контроль выполнения запланированных приёмов и организационных задач.
• Своевременное информирование руководства о проблемах, задержках и внештатных ситуациях.

3. Контроль материалов, оборудования и внутренних процессов

• Контроль наличия стоматологических материалов, инструментов и расходных материалов.
• Сбор заявок от врачей на необходимые материалы и комплектующие.
• Контроль своевременного заказа и поступления материалов.
• Проверка соответствия поступивших заказов заявкам.
• Контроль сроков поставок и своевременное информирование руководства о задержках.
• Координация взаимодействия с поставщиками.
• Контроль организационных вопросов по работе с зуботехническими лабораториями: сроки изготовления, доставки и получения работ.
• Своевременная фиксация недостающих материалов, неисправностей оборудования и других рабочих вопросов.
• Контроль того, чтобы важные организационные задачи не оставались без ответственного и решения.

4. Работа с CRM и медицинской информационной системой MakDent

• Уверенная работа в программе MakDent.
• Ведение и актуализация базы пациентов.
• Корректное внесение информации о пациентах и их посещениях.
• Ведение расписания врачей и контроль актуальности записей.
• Фиксация обращений, отмен, переносов и повторных визитов.
• Контроль корректности внесения информации об оказанных услугах и оплатах.
• Соблюдение правил работы с персональными и медицинскими данными пациентов.
• Работа с внутренними таблицами и электронными документами.

5. Финансовый контроль и отчётность

• Приём оплат и контроль корректности их регистрации.
• Ведение ежедневной отчётности по кассе и поступлениям.
• Контроль фиксации оплат по пациентам.
• Отслеживание задолженностей и согласованных условий оплаты.
• Подготовка ежедневного отчёта по результатам смены.
• Передача информации о финансовых и организационных вопросах руководству.
• Контроль корректности и своевременности внесения данных в систему.

6. Ежедневная и сменная отчётность

Администратор-координатор обязан вести системную отчётность и обеспечивать прозрачность всех рабочих процессов.

В отчётности необходимо фиксировать:

• Количество новых обращений.
• Количество записанных пациентов.
• Количество состоявшихся приёмов.
• Количество отмен и неявок.
• Количество повторных записей.
• Финансовые поступления и оплаты.
• Незакрытые вопросы по пациентам.
• Потребности врачей в материалах.
• Проблемы в работе клиники и принятые меры.
• Задачи, которые необходимо передать следующей смене.

Обязательна полноценная передача смены второму администратору: все незавершённые задачи, важные договорённости, ожидаемые поставки и вопросы, требующие контроля, должны быть зафиксированы.

Требования к кандидату

• Опыт работы администратором или координатором именно в стоматологической клинике — обязателен.
• Понимание специфики работы стоматологии и организации лечебного процесса.
• Опыт работы с программой MakDent — обязателен.
• Умение работать с расписанием врачей и пациентской базой.
• Навыки деловой переписки и телефонных переговоров.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное владение компьютером и офисными программами.
• Умение вести отчётность и работать с таблицами.
• Навыки организации и координации нескольких процессов одновременно.
• Умение работать с большим потоком информации.
• Способность самостоятельно решать организационные вопросы в рамках своих полномочий.
• Готовность соблюдать внутренние регламенты и стандарты клиники.

Личные качества

• Высокая ответственность и исполнительность.
• Организованность и системность.
• Внимательность к деталям.
• Коммуникабельность и доброжелательность.
• Стрессоустойчивость.
• Инициативность и самостоятельность.
• Честность и порядочность.
• Умение работать в команде.
• Нацеленность на результат.
• Умение доводить поставленные задачи до конца.

Система мотивации

Помимо фиксированного оклада предусмотрена дополнительная премия по результатам месячной выручки клиники:

• При выручке свыше 10 000 000 ₸ — премия 1%.
• При выручке свыше 15 000 000 ₸ — премия 2%.

Премирование осуществляется по утверждённой системе мотивации клиники. Порядок расчёта, распределения премии между администраторами и условия её выплаты согласовываются при трудоустройстве.

Кого мы хотим видеть в нашей команде?

Нам нужен не просто человек, который сидит на ресепшене и отвечает на звонки.

Мы ищем администратора-координатора, который понимает, что от его работы зависит организация приёма пациентов, эффективность работы врачей, порядок внутри клиники и качество сервиса.

Если вы имеете опыт работы в стоматологии, умеете организовывать процессы, ответственно относитесь к работе и хотите развиваться вместе с клиникой — будем рады рассмотреть вашу кандидатуру.

OTA DENT — забота о здоровье и доверии каждой семьи.