Помощник руководителя / Офис-менеджер

Обязанности:

• Организация бесперебойной работы офиса.
• Организация и ведение внутреннего документооборота компании.
• Подготовка, оформление и регистрация приказов, служебных записок, доверенностей, писем и иных внутренних документов.
• Ведение деловой переписки с клиентами, поставщиками и государственными органами.
• Контроль получения оригиналов закрывающих документов от поставщиков и подрядчиков (акты выполненных работ, накладные, счета-фактуры, УПД и др.) и своевременная передача документов в бухгалтерию.
• Контроль подписания договоров, дополнительных соглашений и других документов.
• Бронирование авиабилетов, гостиниц, трансфера, организация командировок сотрудников.
• Ведение календаря руководителя, организация встреч, переговоров и совещаний.
• Встреча гостей, организация кофе-брейков и сопровождение посетителей.
• Подготовка презентаций, отчетов, коммерческих писем и других материалов по поручению руководителя.
• Обеспечение офиса канцтоварами, хозяйственными товарами, питьевой водой и контроль остатков.
• Работа с поставщиками и подрядчиками по административным вопросам.
• Организация отправки и получения корреспонденции, работа с курьерскими службами.
• Прием и распределение входящих звонков и электронной почты.
• Контроль порядка и организации рабочего пространства офиса.
• Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников.
• Обучение работе с тендерными площадками с последующим участием в подготовке тендерной документации.
• Подготовка полного пакета тендерной документации по шаблонам и под руководством руководителя.
• Контроль исполнения поручений руководителя и соблюдения установленных сроков.
• Поиск товаров, оборудования и услуг по поручению руководителя.
• Выполнение иных административных и организационных поручений руководителя.
• Операционная поддержка руководителя и сотрудников офиса.

• Уверенный пользователь ПК.
• Знание Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Умение быстро осваивать новые программы и сервисы.
• Опыт работы с офисной техникой (МФУ, принтер, сканер).
• Опыт ведения деловой переписки и работы с официальными документами.
• Внимательность при работе с документами.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Ответственность, исполнительность и организованность.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Самостоятельность в принятии организационных решений.
• Доброжелательность, коммуникабельность и умение находить общий язык с людьми.
• Знание казахского и/или английского языка будет преимуществом.
• Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя или административным специалистом будет преимуществом.

• ​​​​​Работа в стабильной, развивающейся компании
• График работы: Понедельник – Пятница, с 9:00 до 18:00
• Бесплатные обеды в офисе
• Возможность карьерного роста (при желании – развитие в направлении закупок, тендеров, логистики и др.)
• Дружный коллектив, комфортная атмосфера
• Корпоративные мероприятия и обучение

Мы ищем человека, который сможет взять на себя весь спектр операционных и организационных задач в офисе. Если вы умеете решать любые вопросы быстро, организованно и с улыбкой – мы ждем именно вас!