Бизнес-ассистент собственника

Бизнес-ассистент собственника / Личный ассистент руководителя

Ищу сильного бизнес-ассистента, которому смогу постепенно передать большую часть операционных, организационных и личных задач.

Мне нужен не человек, которому необходимо каждый раз объяснять, куда позвонить, что написать и что сделать дальше. Нужен самостоятельный, энергичный и ответственный человек, который получает задачу или проблему и доводит её до конечного результата.

Главная цель этой позиции — максимально разгрузить собственника от текущих вопросов и освободить его время для развития бизнеса и принятия ключевых решений.

Что нужно будет делать

Задачи будут очень разные. Например:

• контролировать выполнение поручений собственника;
• самостоятельно решать текущие организационные вопросы;
• вести переписку и переговоры от имени руководителя в рамках своих полномочий;
• работать с документами, договорами, актами, счетами, письмами, претензиями и другими документами;
• взаимодействовать с бухгалтерией, юристами, сотрудниками и подрядчиками;
• разбираться с проблемными и недовольными клиентами и доводить ситуацию до решения;
• контролировать сотрудников и получать от них результат в установленные сроки;
• находить подрядчиков, поставщиков, специалистов и запрашивать предложения;
• сравнивать цены и условия, договариваться и контролировать исполнение;
• организовывать ремонтные, строительные и хозяйственные работы;
• взаимодействовать со строителями, электриками, сантехниками, дизайнерами, сервисными компаниями и другими специалистами;
• контролировать сроки, качество и бюджет выполняемых работ;
• заниматься вопросами недвижимости, автомобилей, оборудования и других активов собственника;
• собирать необходимую информацию и давать руководителю уже готовые варианты решения;
• назначать встречи, контролировать календарь и важные сроки;
• делать звонки, отправлять запросы, получать документы и контролировать ответы;
• организовывать поездки, покупки, доставки и другие текущие вопросы;
• вести список всех поручений и самостоятельно следить, чтобы ничего не было забыто;
• решать любые другие задачи, которые можно снять с собственника и передать ассистенту.

Как должен работать мой ассистент

Если я говорю:

«Нужно решить вопрос с электрикой», я не хочу дальше участвовать в поиске электрика, согласовании времени, обсуждении стоимости и контроле его приезда.

Если говорю:

«Разберись, почему клиент недоволен», мне нужен уже результат: что произошло, кто виноват, какие есть варианты решения и что предлагается сделать.

Если говорю:

«Нужно получить этот документ», ассистент самостоятельно выясняет, где его получить, кому написать, какие документы предоставить, контролирует сроки и получает результат.

То есть принцип работы простой:

Получил задачу → разобрался → нашёл решение → организовал исполнение → проконтролировал → сообщил результат.

А не:

Получил задачу → задал руководителю ещё десять вопросов → переложил решение обратно на руководителя.

Кого я ищу

Мне нужен человек, который:

• умеет самостоятельно думать и принимать решения;
• быстро разбирается в незнакомых вопросах;
• не боится звонить, договариваться и требовать исполнения обязательств;
• умеет нормально общаться как с директором крупной компании, так и со строителем, курьером или сотрудником государственного органа;
• умеет искать информацию и быстро находить нужных людей;
• обладает хорошей письменной и устной речью;
• умеет работать с большим количеством параллельных задач;
• очень внимателен к деталям;
• фиксирует договорённости и контролирует сроки;
• не забывает задачи после первого поручения;
• умеет отличать действительно важный вопрос от того, который можно решить самостоятельно;
• спокойно работает в условиях высокой скорости и постоянно меняющихся задач;
• не боится ответственности;
• ориентирован не на процесс, а на результат.

Особенно ценю

Инициативность.

Если вы видите проблему — не нужно ждать, пока руководитель сам её обнаружит.

Если можно сделать лучше, быстрее или дешевле — предложите.

Если для выполнения задачи нужно самостоятельно сделать 15 звонков, найти пять подрядчиков, съездить на объект и проконтролировать выполнение — это нормальная часть работы.

Что точно не подойдёт

Не подойдёт человек, который:

• ждёт подробную инструкцию на каждое действие;
• постоянно спрашивает: «А что мне теперь делать?»;
• забывает поручения;
• боится телефонных переговоров;
• избегает конфликтных или сложных ситуаций;
• легко принимает ответ «не получается»;
• перекладывает ответственность;
• нуждается в постоянном контроле;
• умеет только вести календарь, бронировать билеты и выполнять простые административные поручения.

Что предлагаем

• работу напрямую с собственником бизнеса;
• большое количество разнообразных и нестандартных задач;
• возможность быстро получить серьёзный управленческий опыт;
• высокий уровень самостоятельности;
• возможность со временем взять под контроль значительный объём процессов;
• достойную заработную плату, соответствующую уровню ответственности и результатам работы;
• перспективу роста до руководителя аппарата собственника / операционного руководителя.

Ключевой результат вашей работы

Через несколько месяцев собственник должен иметь возможность сказать:

«Я поставил задачу ассистенту — значит, мне больше не нужно держать её в голове. Она будет либо выполнена, либо мне своевременно сообщат о действительно необходимом с моей стороны решении».

Если вам нравится самостоятельно разбираться в сложных вопросах, организовывать людей, добиваться результата и брать ответственность — присылайте резюме.

В сопроводительном письме напишите коротко:

1. Какая самая сложная задача была полностью организована и решена вами самостоятельно?
2. Что вы будете делать, если подрядчик третий день обещает приехать, но не приезжает?
3. Руководитель дал вам задачу, с которой вы никогда раньше не сталкивались. Ваши действия?
4. Приведите пример ситуации, когда вы самостоятельно решили проблему, не привлекая руководителя.