Архивариус

Обязанности:

• 4.1. Исполнитель обязан качественно, в полном объеме и в установленные сроки выполнить услуги по восстановлению и организации архива по настоящему договору.

  4.2. Исполнитель обязан провести полную инвентаризацию всех документов, находящихся в архиве Заказчика, определить их количество, состояние и состав.

  4.3. Исполнитель обязан систематизировать архивные документы по структурным подразделениям, годам, видам документов и срокам хранения.

  4.4. Исполнитель обязан сформировать архив по следующим и иным структурным подразделениям Заказчика: бухгалтерия, отдел кадров, ПТО, лаборатория, юридический отдел, логистика, снабжение, государственные закупки, диспетчерская служба, GPS-контроль, экономический отдел, транспортный отдел, руководство, главный инженер и другие подразделения.

  4.5. Исполнитель обязан разработать номенклатуру дел и представить ее Заказчику на утверждение.

  4.6. Исполнитель обязан сформировать архивные дела, правильно сгруппировать документы и оформить их в соответствии с требованиями, обеспечивающими их сохранность.

  4.7. Исполнитель обязан выполнить подшивку документов, нумерацию листов, оформление обложек, внутренних описей и заверительных листов.

  4.8. Исполнитель обязан выполнить переплет необходимых архивных дел.

  4.9. Исполнитель обязан подготовить архивные описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу.

  4.10. Исполнитель обязан провести экспертизу ценности документов, выявить документы с истекшими сроками хранения и подготовить их к уничтожению.

  4.11. Исполнитель обязан подготовить акты по документам, подлежащим уничтожению, и представить их на рассмотрение экспертной комиссии.

  4.12. Исполнитель обязан подготовить архивные материалы, необходимые для работы экспертной комиссии.

  4.13. Исполнитель обязан создать электронный архив по всем архивным документам Заказчика.

  4.14. Исполнитель обязан разработать электронный реестр и внести в него сведения об архивных делах.

  4.15. В электронном архиве должна быть обеспечена возможность поиска документов по подразделению, году, индексу дела, наименованию и месту хранения.

  4.16. Исполнитель обязан подготовить резервную копию электронного архива и передать ее Заказчику.

  4.17. Исполнитель обязан подготовить инструкцию по дальнейшему ведению архива и необходимые методические материалы.

  4.18. После завершения работ Исполнитель обязан передать Заказчику все результаты по акту приема-передачи.

  4.19. Исполнитель обязан соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в архивных документах Заказчика.

• 5.1. Заказчик обязан обеспечить Исполнителю доступ к архивным документам.

  5.2. Заказчик обязан предоставить необходимую информацию, пояснения и документы для выполнения работ.

  5.3. Заказчик при необходимости отдельно предоставляет архивные папки, короба, материалы для подшивки и переплета, канцелярские принадлежности и иные расходные материалы.

  5.4. Заказчик обязан не препятствовать работе Исполнителя и обеспечить необходимые условия для выполнения работ.

  5.5. Заказчик обязан принять выполненные работы в соответствии с условиями настоящего договора и оплатить их на основании АВР.

  5.6. Заказчик обязан рассмотреть представленные архивные документы, утвердить их либо предоставить замечания при необходимости.

  5.7. Заказчик вправе удержать оплату до полного устранения выявленных недостатков.

• Задачи: сортировка и систематизация документов, формирование дел, нумерация, подготовка описей, передача документов в архив, поиск и выдача документов
• График: конкретные часы либо «свободный график в рамках согласованного объёма работ» — в зависимости от реальных условий
• Место работы: адрес, если работа на территории организации
• Оплата: фиксированная сумма за весь объём/этап либо оплата за фактически выполненный объём по условиям ГПХ
• Требования: внимательность, аккуратность, навыки работы с документами; опыт архивной работы — желательно/обязательно
• Что важно: отсутствие трудовых гарантий и формата штатной должности не нужно маскировать под ГПХ — фактические отношения должны соответствовать гражданско-правовому договору.