Личный ассистент / Офис-менеджер

Мы ищем энергичного, организованного и ответственного сотрудника, который сможет обеспечить бесперебойную работу офиса, эффективно координировать административные процессы и поддерживать руководителей компании в ежедневных задачах.

Обязанности:
⦁ Обеспечение бесперебойной работы офиса (закупка канцтоваров, воды, хозяйственных товаров, техники и других необходимых материалов);
⦁ Ведение внутреннего документооборота компании;
⦁ Подготовка, оформление и хранение документов, включая NDA, трудовые договоры, дополнительные соглашения, акты, приказы, служебные записки и другие внутренние документы;
⦁ Контроль подписания документов сотрудниками и контрагентами;
⦁ Подготовка документов, сканирование, копирование, архивирование и систематизация файлов;
⦁ Административная поддержка и руководителей компании;
⦁ Организация рабочих встреч руководства, включая подготовку переговорных комнат, напитков и необходимых материалов и корпоративных мероприятий;
⦁ Выполнение организационных поручений руководства, включая заказ питания, бронирование сервисов и решение текущих административно-бытовых вопросов.
⦁ Организация командировок (бронирование билетов, гостиниц и т.д.);
⦁ Взаимодействие с поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, обслуживание техники и др.);
⦁ Контроль работы технического персонала, курьерских служб и подрядчиков;
⦁ Ведение отчетности по административным, хозяйственным и личным расходам руководителя;
⦁ Контроль порядка, чистоты и общего состояния офиса;
⦁ Поддержка сотрудников по административным вопросам;
⦁ Выполнение поручений руководства.

Дополнительные задачи:
В зависимости от текущих потребностей компании возможно участие в отдельных HR-процессах:
⦁ Встреча кандидатов на собеседования;
⦁ Помощь в организации интервью и адаптации новых сотрудников;
⦁ Подготовка кадровых документов совместно с HR-специалистом;
⦁ Координация внутренних коммуникаций.

Требования:
⦁ Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарем или ассистентом руководителя от 1 года;
⦁ Уверенное владение ПК (MS Word, Excel, Google Docs, электронная почта);
⦁ Навыки работы с современными ИИ-инструментами будут преимуществом;
⦁ Грамотная устная и письменная речь;
⦁ Высокий уровень организованности и ответственности;
⦁ Внимательность к деталям;
⦁ Умение работать в режиме многозадачности;
⦁ Коммуникабельность, доброжелательность и аккуратность;
⦁ Готовность быстро включаться в новые задачи и процессы.

Условия:
⦁ График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00;
⦁ Стабильная заработная плата;
⦁ Комфортный современный офис;
⦁ Дружный коллектив и поддерживающая атмосфера;
⦁ Возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности.

Важно: работа предполагает высокий уровень вовлеченности в операционные процессы компании. В отдельных случаях могут возникать срочные задачи, требующие задержки после окончания рабочего дня. Компания ценит личное время сотрудников, поэтому такие ситуации не являются регулярными и при необходимости переработанное время компенсируется возможностью более позднего прихода или более раннего ухода в последующие дни по согласованию с руководством.