Администратор офиса

1. Должностные обязанности

1.1. Управление офисной инфраструктурой

• обеспечение чистоты и порядка в офисных помещениях;

• контроль исправности систем электроснабжения, водоснабжения и офисного оборудования;

• организация ухода за комнатными растениями;

• контроль технического состояния офисной мебели и оборудования;

• организация и сопровождение ремонтных работ;

• обеспечение безопасных и комфортных условий труда сотрудников.

1.2. Управление материальными ценностями

• организация закупки канцелярских, хозяйственных и иных расходных материалов;

• прием, учет, хранение и выдача материальных ценностей;

• проведение инвентаризации товарно-материальных запасов;

• ведение учета основных средств;

• контроль расходования материалов и оптимизация административных расходов.

1.3. Административное сопровождение и прием посетителей

• встреча и сопровождение посетителей, клиентов и кандидатов на собеседование;

• организация чайного и кофейного обслуживания;

• бронирование, подготовка и оформление переговорных комнат;

• обеспечение совещаний необходимыми материалами и оборудованием;

• уборка и приведение помещений в порядок после проведения мероприятий.

1.4. Документооборот и хозяйственное обеспечение

• прием и отправка почтовой и курьерской корреспонденции;

• распределение входящей документации;

• контроль исправности копировальной и печатной техники;

• копирование, печать, сканирование документов;

• систематизация, архивирование и переплет документов.

1.5. Организация хозяйственного обеспечения

• помощь в ведении учета рабочего времени сотрудников;

• обеспечение работников необходимыми материалами при сверхурочной работе;

• организация поставки питьевой воды и питания;

• организация размещения сотрудников в служебном жилье (при наличии).

1.6. Выполнение административных поручений

• доведение до сотрудников внутренних распоряжений и уведомлений;

• подготовка помещений для проведения корпоративных мероприятий;

• учет и хранение ключей и пропусков;

• подготовка бюджета на приобретение офисных расходных материалов;

• выполнение иных поручений руководства административного характера.

2. Требования к кандидату

Образование

Среднее специальное или высшее образование. Предпочтительно по специальностям «Административное управление», «Документоведение», «Делопроизводство» или смежным направлениям.

Опыт работы

Не менее одного года работы в сфере административного управления, офисного администрирования или хозяйственного обеспечения.

Профессиональные навыки

• уверенное владение Microsoft Word и Microsoft Excel;

• навыки ведения журналов учета и простых учетных таблиц;

• знание основ документооборота и делопроизводства.

Деловые качества

• внимательность и аккуратность;

• организованность и ответственность;

• умение планировать и расставлять приоритеты;

• развитые коммуникативные навыки;

• способность эффективно взаимодействовать с сотрудниками и подрядчиками.

Личные качества

• высокая степень ответственности;

• дисциплинированность;

• исполнительность;

• стрессоустойчивость;

3. Квалификационные требования

• хорошее состояние здоровья;

• готовность выполнять административно-хозяйственные обязанности;

• опрятный внешний вид и соблюдение норм делового этикета;

• знание основ учета материальных ценностей;

• навыки оформления операций по поступлению и выдаче имущества;

• способность самостоятельно взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками, сервисными организациями и клининговыми компаниями;

• соблюдение трудовой дисциплины;

• соблюдение режима конфиденциальности;

• ответственное хранение ключей, документов и имущества компании;

• готовность при необходимости работать сверхурочно при подготовке совещаний, деловых встреч и корпоративных мероприятий.

• Знание китайского языка