CE Administrator

Работник на данной должности несет ответственность за административную и операционную поддержку отдела Consumer Engagement, включая координацию договоров, закупок, документооборота и бюджетного контроля.

ТРЕБОВАНИЯ:

• Высшее образование. Предпочтительные направления: экономика, финансы, менеджмент, маркетинг или смежные специальности.
• Опыт работы. От 1 до 3 лет опыта на административных, координационных или ассистентских позициях.
• Английский язык на уровне Pre-Intermediate - желательно.
• Высокий уровень организованности, умение эффективно управлять временем и внимание к деталям.
• Опыт работы с Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) и SAP.
• Работа в 1С и складском учете.
• Сильные аналитические способности и навыки работы с числовыми данными.
• Внимательность к деталям.
• Структурированный и организованный подход к работе.
• Хорошие навыки письменной и устной коммуникации, ориентация на поддержку внутренних клиентов и заинтересованных сторон.
• Уверенное владение офисными инструментами: электронной почтой, календарями, таблицами, презентациями и общими папками.
• Базовое понимание процессов закупок и обработки счетов.
• Навыки решения проблем, соблюдение конфиденциальности и высокий уровень ответственности.
  
  ОБЯЗАННОСТИ:
  
• Обеспечивать своевременное, корректное и соответствующее внутренним требованиям сопровождение полного цикла документооборота для проектов Consumer Engagement (программы, сэмплинг, мероприятия, промоактивности и др.).
• Координировать процессы согласования документов, поддерживать процессы управления бюджетом, закупками и документацией поставщиков для своевременной реализации проектов.
• Координировать подготовку и сопровождение договорной документации с внутренними подразделениями и поставщиками (объем услуг, стоимость, графики работ, приложения, соглашения о конфиденциальности и технические задания).
• Отслеживать статус договоров, сроки их действия и продления, а также изменения в договорах; своевременно инициировать продление контрактов и внесение изменений.
• Поддерживать в актуальном состоянии документацию поставщиков (реквизиты компании, сертификаты, документы о соответствии требованиям и др.) в соответствии с внутренними политиками компании.
• Подготавливать и направлять заявки на закупку, контролировать процесс согласования и отслеживать незавершенные действия.
• Координировать получение подтверждений оказанных услуг и сбор документов поставщиков для последующей обработки счетов.
• Вести учет обязательств по расходам и сравнивать фактические затраты с планом на уровне проектов и инициатив, своевременно информируя руководителя о рисках и отклонениях.
• Обеспечивать соответствие документации внутренним политикам компании, требованиям по защите данных, охране труда и маркетинговому комплаенсу.
• Поддерживать внутренние проверки и аудиты, своевременно предоставляя полную и достоверную документацию.
• Вести журнал корректирующих мероприятий и отслеживать их выполнение до полного закрытия.

УСЛОВИЯ:

• Конкурентная заработная плата
• Комплексное медицинское страхование
• Транспортная развозка
• Страхование жизни
• Возможности обучения и профессионального развития.