Офис-менеджер

Обязанности:

• организация эффективной работы офиса, обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями
• ведение бумажного и электронного документооборота;
• обеспечение системного хранения документов, включая электронный архив в Microsoft OneDrive;
• контроль своевременного размещения, обновления и сохранности электронных документов;
• организация совещаний, встреч и переговоров;
• регистрация входящей/исходящей корреспонденции и иных документов;
• взаимодействие с государственными органами, контрагентами, поставщиками и посетителями;
• обеспечение офиса необходимыми материально-техническими ресурсами;
• работа в режиме многозадачности и соблюдение сроков исполнения поручений.

Офис-менеджер должен уверенно владеть:

• пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• сервисами Microsoft 365;
• системой электронного хранения, систематизации и совместного использования документов Microsoft OneDrive;
• навыками организации структуры папок, предоставления прав доступа, совместной работы с документами и контроля актуальности электронного архива в OneDrive;
• средствами электронного документооборота и цифрового обмена документами (при наличии в Товариществе);
• офисной оргтехникой и средствами связи.

Офис-менеджер должен обладать следующими личными качествами:

• ответственность;
• исполнительность;
• организованность;
• внимательность к деталям;
• коммуникабельность;
• стрессоустойчивость;
• инициативность;
• умение работать с конфиденциальной информацией;
• высокий уровень самоорганизации и дисциплины.

• правила ведения делопроизводства и документооборота;
• порядок оформления организационно-распорядительных документов;
• правила регистрации, учета, хранения и архивирования документов;
• стандарты деловой переписки и делового этикета;
• основы организации работы офиса;
• правила эксплуатации офисной техники;
• работа в режиме многозадачности;
• грамотная устная и письменная речь.

• официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан;
• стабильную и своевременную выплату заработной платы;
• оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск и иные гарантии, предусмотренные законодательством Республики Казахстан;
• комфортное оборудованное рабочее место в современном офисе;
• обеспечение необходимой компьютерной техникой, средствами связи и доступом к корпоративным информационным системам Microsoft 365 (OneDrive, Outlook и др.);
• возможность профессионального развития, обучения и повышения квалификации;
• работу в дружном коллективе и поддержку со стороны руководства;
• испытательный срок – 3 месяца (при необходимости)
• уровень заработной платы – по результатам собеседования.