Офис-менеджер/операционист

Обязанности:

1. Первичная документация и операционная работа

• Выставление счетов клиентам;
• Формирование накладных, актов и иных первичных документов;
• Подготовка и оформление документов по реализации товаров;
• Контроль наличия и корректности первичных документов;
• Сбор и систематизация документов для передачи в бухгалтерию;
• Ведение электронного и бумажного архива документов;
• Взаимодействие с менеджерами компании по вопросам оформления документов.

2. Взаимодействие с бухгалтерией на аутсорсе

• Передача первичной документации в бухгалтерию;
• Работа с кассой;
• Предоставление бухгалтерии необходимых документов и информации;
• Получение от бухгалтерии документов, счетов, актов и иной информации;
• Контроль своевременного обмена документами;
• Сверка наличия необходимых закрывающих документов;
• Оперативное взаимодействие с бухгалтерией по текущим вопросам компании.

3. Контроль текущих платежей

• Ведение реестра регулярных платежей компании;
• Контроль сроков оплаты аренды, рекламы, связи, интернета, коммунальных и иных регулярных расходов;
• Своевременная передача информации и счетов на оплату;
• Контроль получения счетов и закрывающих документов от поставщиков;
• Информирование руководителя о предстоящих платежах и просроченных обязательствах.

4. Административное обеспечение офиса

• Организация отправки и получения писем, документов, посылок и корреспонденции;
• Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами;
• Заказ воды, канцелярских и хозяйственных товаров;
• Контроль наличия необходимых расходных материалов в офисе;
• Взаимодействие с арендодателем и поставщиками услуг по текущим административным вопросам;
• Решение текущих организационных вопросов офиса.

5. Документооборот

• Регистрация и систематизация входящих и исходящих документов;
• Контроль подписания и возврата документов;
• Ведение реестров договоров и первичной документации;
• Поддержание порядка в бумажном и электронном документообороте;
• Контроль хранения и доступности документов компании.

6. Поддержка руководителя

• Выполнение текущих административных и операционных поручений;
• Подготовка необходимой информации и документов;
• Контроль исполнения отдельных организационных задач;
• Поддержание порядка в текущих операционных процессах компании.

Зона ответственности

Обеспечение бесперебойной административной работы офиса, своевременного оформления и движения первичной документации, взаимодействия с аутсорсинговой бухгалтерией и контроля регулярных операционных задач компании.

Требования:

• Среднее специальное или высшее образование;
• Опыт работы офис-менеджером, операционистом, помощником бухгалтера, специалистом по документообороту или на аналогичной должности — желательно от 1 года;
• Уверенное владение ПК: Microsoft Word, Excel, электронная почта;
• Знание 1С на уровне работы с первичной документацией;
• Понимание основ первичного документооборота: счета, накладные, акты, доверенности, договоры, закрывающие документы;
• Понимание процесса выставления счетов и оформления реализации;
• Умение работать с большим количеством документов и информации;
• Грамотная письменная и устная речь;
• Внимательность к цифрам, реквизитам и документам;
• Ответственность и исполнительность;
• Организованность и умение соблюдать сроки;
• Умение самостоятельно контролировать поставленные задачи и доводить их до завершения;
• Готовность взаимодействовать с бухгалтерией, сотрудниками компании, клиентами и поставщиками;
• Способность быстро осваивать внутренние процессы.

Личные качества:

Ищем внимательного, системного и самостоятельного сотрудника, который любит порядок в документах и задачах, не теряет информацию и не требует постоянного контроля со стороны руководителя.

Условия:

• Официальное трудоустройство в соответствии с законодательством РК
• Стабильная заработная плата, выплата своевременно
• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00
• Работа в офисе компании
• Полная занятость
• Испытательный срок — до 3 месяцев
• Оборудованное рабочее место и предоставление всего необходимого для работы
• Ввод в должность и обучение внутренним процессам компании
• Возможность профессионального развития и расширения зоны ответственности
• Работа в небольшой команде с возможностью напрямую влиять на организацию и улучшение внутренних процессов компании