Специалист по административному управлению (Administrative Operations Specialist)

Обязанности:

• ​​​​​​​​​​​​​​Коммуникации и офис: Обработка общих звонков/e-mail, встреча гостей компании по стандартам этикета; контроль чистоты, исправности техники (ОВКВ, свет, интернет и т.д.) и норм пожарной безопасности.
• Корреспонденция: Регистрация, сканирование и распределение входящей/исходящей почты; составление официальных писем на государственном (казахском) и русском языках.
• Контроль водителей и автопарка: Координация поездок, GPS-мониторинг маршрутов и скорости, учет ГСМ/топливных карт, организация ТО, ремонта и страхования, проверка путевых листов.
• Склад и ТМЦ: Приемка, маркировка, адресное хранение и выдача сотрудникам канцелярии, ИТ-периферии и хоз. товаров; проведение ежемесячных инвентаризаций.
• Договоры и тендеры: Регистрация и согласование административных договоров (в ЭДО/на бумаге), контроль сроков их продления; сбор и подготовка уставных/квалификационных документов для тендерных заявок.
• Бюджет и затраты: Ежедневный учет расходов (OPEX/CAPEX), контроль лимитов при закупках, анализ отклонений «план/факт», оптимизация стоимости услуг подрядчиков.
• Первичный учет: Сбор, проверка и передача в бухгалтерию актов, счетов и чеков от поставщиков и водителей.
• Поддержка директора: Помощь в ведении календаря, Travel-поддержка (билеты, отели, трансферы), контроль дедлайнов по поручениям руководителя, протоколирование совещаний.

• Образование и Опыт: Высшее образование. Опыт от 6 лет в администрировании, логистике, складском учете и в роли ассистента.
• Hard Skills: Знание принципов учета ТМЦ, путевых листов и структуры тендерных папок (требований). Знание MS Excel (формулы, сводные таблицы), Word, Powerpoint, Adobe Acrobat Pro (сборка PDF для тендеров), знание ЭДО и GPS-мониторинга.
• Soft Skills: Контроль дисциплины водителей и пр. сервисных служб, хорошие коммуникационные навыки, точность к цифрам и документам, максимальная конфиденциальность.
• Языки: Казахский и Русский — свободный уровень (письменный и разговорный, деловая переписка); Английский — базовый/средний уровень (понимание терминологии, простая переписка).

• Официальное оформление по Трудовому кодексу РК.
• Конкурентная заработная плата.
• Возможность профессионального развития.