Офис‑менеджер / Управляющий офисом

Sunshine Group — международная группа компаний в сфере электронной коммерции. Уже 15 лет мы развиваем собственные проекты на зарубежных рынках. За это время нам доверились более 1 000 000 клиентов из 196 стран.

Forbes ежегодно признает маркетологов Sunshine Group одними из лучших e-commerce-экспертов в мире. Inc. Magazine включил нас в число самых быстрорастущих компаний США в 2022 году. О проектах пишут NBC, Business.com, Fox News, Reuters и Entrepreneur.com.

Каждый наш продукт — результат слаженной работы всех отделов. Мы уверены: за сильными проектами всегда стоят люди, которым не все равно, поэтому объединяем тех, кто горит своим делом, и строим команду, в которой хочется работать.

Мы открываем позицию Офис-менеджера в Астане.

Чем предстоит заниматься:

• Обеспечивать бесперебойную работу офиса;
• Управлять административно‑хозяйственными вопросами: закупать канцтовары, расходные материалы и бытовую химию, вести учет и контролировать остатки, работать с поставщиками, контрагентами, заключать и вести договоры на обслуживание (уборка, клининг, ремонт техники и т. п.);
• Контролировать состояние офисного пространства и оборудования: следить за исправностью оргтехники, мебели, систем освещения, кондиционирования и вентиляции; при необходимости организовать ремонт, обслуживание и замену;
• Координировать работу подрядчиков и сервисных служб: взаимодействовать с клинингом, охраной, IT‑службой, курьерами;
• Принимать и распределять входящую корреспонденцию: письма, посылки, курьерские отправления;
• Организовать систему документооборота офиса, следить за порядком в бумажных и электронных папках;
• Взаимодействовать с арендодателем и решать эксплуатационные вопросы: согласовывать перепланировки, ремонтные работы, решать вопросы по коммунальным услугам, фиксировать и передавать заявки на устранение неисправностей;
• Осуществлять поддержку и адаптацию новых сотрудников: готовить рабочие места (включая закупку необходимой техники и оснащение всем требуемым для работы), встречать их в первый рабочий день в офисе, проводить ознакомительную экскурсию по офису, рассказывать о внутренних правилах офиса, помогать решать бытовые вопросы;
• Формировать и контролировать административный бюджет офиса, собирать подтверждающие документы, готовить отчеты по расходам.

Что мы ожидаем:

• Опыт работы на позиции офис‑менеджера или управляющего офисом — от 2-х лет;

• Знание офисных процессов и документооборота. Понимание правил делопроизводства;

• Способность выстраивать взаимодействие с разными уровнями сотрудников, подрядчиками и арендодателями, корректно вести деловую переписку;

• Уверенное владение ПК и офисным ПО;

• Умение расставлять приоритеты, работать в режиме многозадачности, внимательность к деталям, готовность нести ответственность за результат.

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство с первого рабочего дня;

• Гибкий формат работы — рассмотрим полную или частичную занятость;

• Возможность карьерного роста — компания активно растет, а вместе с ней растут люди;

• Быстрый и понятный процесс найма — оперативно проводим собеседования и даем обратную связь;

• Открытый стиль управления без микроменеджмента — доверяем профессионализму и инициативе.

Если чувствуешь мэтч, откликайся на вакансию. Мы ждем тебя в нашей команде!