Офис-менеджер

Обязанности:

• 1. Осуществляет подготовку необходимых документов.
  2. Обеспечивает приём, учет, регистра­цию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание, хранение и сохранность служебной документации.
  3. Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности компании (телефон, факс и т.п.).
  4. Обеспечивает выполнение машино­писных и копировально-множительных работ.
  5. Принимает входящие звонки и переключает звонки адресату.
  6. Организует и осуществляет отправку и получение почты, входящей и исходящей корреспонденции.
  7. Обеспечивает коммуникации с подразделениями компании в части получения и передачи соответствующим работников информации, документации, отчетности, корреспонденции.
  8. Обеспечивает рабочими местами работников, необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
  9. Создает условия, способствующие эффективной работе работников.
  10. Собирает заявки на канцелярские товары и осуществляет дальнейший контроль получения работниками заявленного товара.
  11. Следит за состоянием работы оргтехники (заправка картриджей и др.) офиса.
  12. Получает сопроводительные документы (договор, счет на оплату, счет-фактура, расходная накладная, акт выполненных работ) на все расходные материалы (канцелярские товары и др.) и предоставленные услуги (заправка картриджей и др.).
  13. Контролирует и распределяет работу водителей.
  14. Организовывает мероприятия в дни рождения работников, корпоративные мероприятия компании.
  15. Организовывает встречи и места проживания командированных. Организовывает места проживания гостям.
  16. Заказывает железнодорожные, авиа билеты, бронирует номера в гостиницах и квартиры для проживания работников, гостей, командированных.
  17. Ведет прием посетителей.
  18. Организует прием делегаций, деловых визитов и встреч.
  19. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.), содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
  20. Подготавливает материально-техническую базу для проведения переговоров с партнерами, покупателями, иными категориями посетителей.
  21. Следит за чистотой и порядком в помещении офиса.
  22. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
  23. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями по обслуживанию помещений офиса и для проведения ремонтных и иных работ.
  24. Ведет непосредственный контакт с арендодателем и его службами, временно привлеченными и другими лицами, для обеспечения бесперебойной работы офиса.
  25. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
  26. Рассматривает варианты и собирает альтернативную информацию по востребованным услугам.
  27. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
  28. Выполняет отдельные служебные поручения.

Требование: знание казахского языка

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя с 8 до 17, обед 12:00-13:00