Менеджер со знанием китайского языка

ТОО «Этар» приглашает в команду офис-менеджера со знанием китайского языка.

Компания занимается поставками промышленного оборудования, материалов и комплектующих, работой с поставщиками и производителями, в том числе с партнерами из Китайской Народной Республики.

Нам нужен организованный и ответственный сотрудник, который сможет одновременно обеспечивать работу офиса, поддерживать руководителя и вести оперативную коммуникацию с китайскими контрагентами.

Основные обязанности

Работа с китайскими поставщиками и партнерами

• Ведение деловой переписки с китайскими производителями, поставщиками и партнерами.
• Общение с контрагентами на китайском языке через WeChat, электронную почту и другие каналы связи.
• Запрос коммерческих предложений, каталогов, технической документации, сертификатов и другой информации.
• Уточнение цен, сроков производства, условий оплаты, упаковки и поставки.
• Сопровождение переговоров с китайскими партнерами.
• Перевод сообщений, коммерческих предложений, спецификаций и деловой документации с китайского языка на русский и обратно.
• Поиск производителей и поставщиков в Китае по поручению руководителя.
• Первичная проверка потенциальных поставщиков.
• Получение фотографий, видео, технических характеристик и другой информации по продукции.
• Контроль получения ответов от китайских контрагентов.
• Ведение базы китайских поставщиков и производителей.
• Фиксация договоренностей и контроль последующих действий.

Работа с закупками и поставками

• Получение и систематизация коммерческих предложений.
• Формирование сравнительных таблиц по поставщикам.
• Сравнение цен, сроков производства и условий поставки.
• Взаимодействие с отделом снабжения, логистикой и руководством компании.
• Контроль текущих заказов у китайских поставщиков.
• Отслеживание этапов производства продукции.
• Получение информации о готовности товара к отгрузке.
• Контроль предоставления необходимых документов со стороны поставщика.
• Содействие в решении возникающих вопросов по поставкам.

Административная работа

• Организация ежедневной работы офиса.
• Прием и распределение входящих звонков и корреспонденции.
• Работа с входящими и исходящими документами.
• Регистрация, систематизация и хранение документов.
• Подготовка писем, запросов, таблиц, отчетов и других документов.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Организация встреч и переговоров.
• Ведение рабочего календаря и напоминаний.
• Координация взаимодействия между сотрудниками.
• Контроль офисных расходных материалов и хозяйственных вопросов.
• Работа с курьерскими и почтовыми службами.
• Выполнение иных административных поручений руководителя в рамках должностных обязанностей.

Работа с руководителем

• Оперативное выполнение поручений руководителя.
• Подготовка информации к переговорам и встречам.
• Поиск и структурирование необходимой информации.
• Подготовка сравнительных таблиц и кратких аналитических справок.
• Контроль сроков исполнения поставленных задач.
• Напоминание ответственным сотрудникам о текущих задачах.
• Фиксация договоренностей после встреч и переговоров.
• Сопровождение коммуникации с китайскими партнерами руководителя.

Требования

Обязательно

• Владение китайским языком на уровне, позволяющем свободно вести рабочую переписку и общение.
• Хорошее владение русским языком.
• Умение грамотно вести деловую переписку.
• Уверенное владение ПК.
• Уверенная работа с Microsoft Word и Excel.
• Опыт работы с электронной почтой, мессенджерами и офисными программами.
• Умение искать, проверять и систематизировать информацию.
• Высокая внимательность к цифрам, документам и договоренностям.
• Ответственность и исполнительность.
• Умение соблюдать установленные сроки.
• Способность одновременно работать с несколькими задачами.
• Готовность самостоятельно доводить поставленные задачи до результата.

Будет преимуществом

• HSK 4–6.
• Обучение или проживание в Китае.
• Опыт работы с китайскими компаниями.
• Опыт работы с китайскими производителями или поставщиками.
• Опыт закупок товаров или оборудования из Китая.
• Владение WeChat и китайскими интернет-платформами.
• Умение работать с 1688, Alibaba, Made-in-China и другими китайскими платформами.
• Опыт проверки китайских поставщиков.
• Знание базовых принципов международной торговли.
• Понимание Incoterms.
• Опыт работы с инвойсами, упаковочными листами, спецификациями и контрактами.
• Знание английского языка.
• Опыт работы в торговой, промышленной, строительной или логистической компании.

Личные качества

Мы ищем сотрудника, который:

• не требует постоянного контроля;
• самостоятельно отслеживает поставленные задачи;
• не забывает о договоренностях;
• умеет задавать правильные уточняющие вопросы;
• предупреждает о проблеме до нарушения срока;
• умеет работать с конфиденциальной информацией;
• внимательно относится к цифрам, документам и реквизитам;
• быстро обучается;
• умеет работать в режиме многозадачности;
• способен корректно общаться с иностранными партнерами;
• ориентирован не на процесс, а на конечный результат.

Какой результат мы ожидаем от сотрудника

Работа сотрудника будет оцениваться не по количеству переписок или проведенному времени в офисе, а по результату.

Основные показатели:

• запросы руководителя обработаны в установленный срок;
• по китайским поставщикам получены необходимые ответы;
• коммерческие предложения собраны и структурированы;
• информация по ценам и срокам актуальна;
• договоренности с контрагентами зафиксированы;
• отсутствуют потерянные запросы и забытые задачи;
• документы находятся в порядке;
• руководитель своевременно получает необходимую информацию;
• база китайских поставщиков постоянно развивается;
• по каждой задаче понятен текущий статус и следующий шаг.

Что мы предлагаем

• Работу в развивающейся компании.
• Постоянную практику китайского языка.
• Прямую работу с поставщиками и производителями из Китая.
• Возможность получить практический опыт в международной торговле.
• Работу непосредственно с руководителем компании.
• Возможность профессионального и карьерного роста.
• Возможность в дальнейшем развиваться в направлении закупок, ВЭД, международной торговли, снабжения или работы с китайским рынком.
• Стабильную занятость при качественном выполнении работы.
• Уровень заработной платы обсуждается индивидуально в зависимости от опыта и уровня китайского языка.

Важное требование

Нам нужен сотрудник, который умеет самостоятельно доводить задачи до результата.

Формат работы «мне написали — я переслал руководителю» нам не подходит.

Если необходимо запросить стоимость оборудования, сотрудник должен самостоятельно:

1. найти или связаться с поставщиком;
2. предоставить поставщику корректный запрос;
3. получить цену;
4. уточнить технические характеристики;
5. получить срок производства;
6. уточнить условия оплаты;
7. получить необходимые документы;
8. систематизировать информацию;
9. предоставить руководителю готовый результат для принятия решения.