Администратор

Обязанности:

• Работа с пациентами

• Встречать пациентов клиники, создавать комфортную и доброжелательную атмосферу.
• Консультировать пациентов по услугам клиники, диагностике слуха и слуховым аппаратам в рамках компетенции администратора.
• Отвечать на входящие телефонные звонки, сообщения WhatsApp и обращения из социальных сетей/CRM.
• Выявлять потребность пациента и грамотно записывать его на консультацию к специалисту.
• Информировать о стоимости услуг, условиях консультации, способах оплаты и действующих предложениях.
• Напоминать пациентам о предстоящем визите.
• Подтверждать запись и снижать количество неявок.
• Переносить и отменять записи пациентов.
• Сопровождать пациента после консультации: повторная запись, контрольный визит, настройка аппарата, сервисное обслуживание.
• Работать с возражениями пациентов: «дорого», «я подумаю», «посоветуюсь», «мне пока не нужен аппарат» и другими типовыми ситуациями.
• Поддерживать высокий уровень клиентского сервиса.

• 2. Работа с расписанием врачей

• Вести расписание специалистов.
• Контролировать равномерную загрузку врачей.
• Минимизировать свободные окна в расписании.
• Оперативно связываться с пациентами при изменении расписания.
• Формировать запись таким образом, чтобы врачебное время использовалось максимально эффективно.
• Контролировать своевременное начало приема пациентов.

• 3. Работа в CRM

• Вносить каждого нового пациента в CRM.
• Проверять корректность контактных данных.
• Фиксировать источник обращения пациента.
• Вести историю коммуникации.
• Ставить задачи и напоминания по пациентам.
• Контролировать повторные обращения.
• Следить, чтобы ни один потенциальный пациент не оставался без ответа.
• Обрабатывать пропущенные звонки и необработанные заявки.
• Поддерживать актуальность клиентской базы.

• 4. Работа с потенциальными клиентами

• Оперативно связываться со всеми поступившими заявками.
• Перезванивать по пропущенным звонкам.
• Доводить обращение клиента до записи на консультацию.
• Повторно связываться с клиентами, которые не приняли решение после первого разговора.
• Работать с пациентами, которые ранее интересовались слуховыми аппаратами.
• Приглашать действующих клиентов на плановое обслуживание и настройку.

• 5. Продажи и сопровождение клиента

  Администратор не заменяет врача, но участвует в процессе продажи.

  Обязанности:

• правильно презентовать клинику и преимущества обращения в «Дом Слуха»;
• объяснять пациенту следующий этап после записи;
• помогать пациенту ориентироваться в категориях слуховых аппаратов;
• информировать о рассрочке, способах оплаты и действующих акциях;
• не отпускать заинтересованного клиента без дальнейшего действия: запись, повторный звонок или назначенная дата контакта;
• передавать врачу важную информацию о запросе пациента.

• Главная цель администратора — не просто ответить на вопрос клиента, а помочь ему сделать следующий шаг.

  6. Кассовая дисциплина и документы

• Принимать оплату от пациентов.
• Работать с наличным и безналичным расчетом.
• Работать с Kaspi и другими доступными способами оплаты.
• Выдавать необходимые документы клиентам.
• Контролировать правильность оформления платежей.
• Вести кассовую дисциплину в соответствии с внутренними правилами компании.
• Формировать ежедневный отчет по оплатам при необходимости.

• 7. Порядок в клинике

• Контролировать чистоту и порядок в зоне ресепшен и клиентской зоне.
• Следить за наличием воды, бахил, канцелярии, рекламных материалов и других необходимых расходных материалов.
• Контролировать внешний вид клиентской зоны.
• Следить за исправностью оборудования ресепшен.
• Своевременно сообщать руководителю о любых проблемах.

• 8. Сервисное сопровождение действующих клиентов

• Принимать обращения по настройке и обслуживанию слуховых аппаратов.
• Записывать пациентов на повторные настройки.
• Координировать ремонт и сервис слуховых аппаратов.
• Информировать клиентов о готовности аппаратов после ремонта или обслуживания.
• Приглашать клиентов на периодические проверки слуха и профилактическое обслуживание.

• Грамотная устная и письменная речь.
• Свободное владение казахским и русским языком.
• Знание казахского языка будет значительным преимуществом.
• Умение уверенно общаться по телефону.
• Доброжелательность и уважительное отношение к людям.
• Ответственность и пунктуальность.
• Высокий уровень самоорганизации.
• Умение одновременно работать с несколькими задачами.
• Уверенное владение компьютером.
• Готовность работать с CRM-системой.
• Аккуратность при работе с документами и денежными средствами.
• Стрессоустойчивость.
• Желание обучаться и развиваться.