Делопроизводитель

Специалист по делопроизводству

Делопроизводитель

Тип занятости: постоянная

График работы: полный рабочий день

Условия труда: нормальные

Стажировка: Не предполагается

Опыт работы: Опыт не требуется

Образование: техническое и профессиональное

Рабочих мест: 1

Обязанности: участвует в планировании деятельности Отдела и составлении отчетов по результатам деятельности Отдела, а также составляет иные отчеты; регистрирует рисковые события Отдела; соблюдает правила техники безопасности и противопожарной защиты во вспомогательном помещении; входит в состав рабочих групп по вопросам закупок и выполняет работу по поручению руководителя рабочей группы; участвует в работе по ведению делопроизводства Отдела; участвует в разработке, составлении и актуализации номенклатуры дел филиала, а также обеспечивает ее направление посредством служебной записки в подразделение регионального развития для дальнейшего согласования; установленном порядке и сроки, принимает на временное хранение завершенные делопроизводством документы и дела; оказывает методическую помощь в обработке документов при подготовке к передаче документов и дел на временное хранениепри приеме документов и дел проверяет подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, находящихся на временном хранении, обеспечивая их оперативный поиск; выдает в соответствии с поступающими запросами дела/документы, копии документов, обеспечивает надлежащее документальное оформление выдачи документов, контролирует их своевременный возврат, в случае необходимости информирует руководителя филиала и непосредственного руководителя о невозврате/несвоевременном возврате/утере работниками филиала документов и дел; принимает участие в работе по экспертизе ценности дел и документов, находящихся на временном хранении, подготавливает акты о выделении к уничтожению документов, сроки-хранения которых истекли согласно номенклатуре дел; следит за состоянием дел и документов, находящихся на временном хранении, своевременностью их восстановления, соблюдением условий необходимых для обеспечения их сохранности во вспомогательно - производственном помещении филиала; осуществляет подготовку и передачу дел филиала постоянного хранения в архив Фонда с обязательным составлением описи дел в соответствии с внутренним нормативным документом Фонда, регламентирующим документирование и управление документацией; обеспечивает надлежащий режим конфиденциальности и секретности в деятельности филиала, в том числе при работе с делами/документами, находящимися на временном хранении и служебной документации; осуществляет регистрацию, учет и хранение распорядительных документов (приказы, распоряжения); осуществляет проверку подразделений филиала на правильность формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве; ведет учет, выдачу и хранение печатей и штампов, числящихся за филиалом, в соответствии с внутренним нормативным документом Фонда, регламентирующим порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов; осуществляет прием, обработку и регистрацию (в том числе ведение соответствующих журналов учета) входящей и исходящей внутренней служебной корреспонденции Фонда; обеспечивает своевременное рассмотрение обращений, сообщений, запросов, откликов и предложений, поступающих в Филиал посредством информационной аналитической системы «Электронные обращения» (ИС «е-Өтініш») (далее - обращения), принятие мер согласно обращениям, информирование заявителей о результатах рассмотрения обращений и принятых мерах или о перенаправлении их обращений на рассмотрение другим субъектам в соответствии с их компетенцией и т.д.

Профессиональные навыки: Ведение документации и формирование отчетности; Ведение делопроизводства; Организация документооборота;

Личные качества: Самостоятельность и ответственность; Аккуратность; Способность к обучению и самообучению;

Знание языков: Казахский / высокий уровень Русский / высокий уровень

Регион: г. Алматы, Алмалинский район

Место работы: Алмалинский р-н