Офис-менеджер

Офис-менеджер / Координатор операционных задач

О компании

EcoClean — профессиональная клининговая компания.

Мы работаем с частными клиентами, бизнесом и объектами, где важно не просто выполнить уборку, а обеспечить стабильный сервис, контроль качества и быстрое решение операционных вопросов.

Компания растёт, количество задач и объектов увеличивается, поэтому мы ищем человека, который станет сильной опорой для руководителей и команды.

Это не вакансия человека, который просто отвечает на звонки, заказывает воду и встречает гостей.

Нам нужен организованный офис-менеджер, который умеет держать много задач в голове, доводить вопросы до результата, общаться с людьми и помогать команде не тонуть в операционке.

Что нужно будет делать

Основная задача — разгружать руководителей от текущей операционной работы и контролировать, чтобы задачи по компании и объектам не зависали.

Операционная работа

• быть на связи с сотрудниками и руководителями по текущим вопросам;

• принимать вопросы и проблемы с объектов;

• определять, кому передать задачу;

• контролировать, чтобы вопрос был решён;

• напоминать ответственным о сроках;

• эскалировать руководителю задачи, которые не решаются;

• вести список текущих задач, проблем и статусов;

• помогать руководителям контролировать большое количество мелких операционных вопросов;

• координировать работу между офисом и объектами.

Координация команды

• взаимодействовать с операционным отделом, продажами, финансами, HR и руководством;

• собирать необходимую информацию у сотрудников;

• контролировать выполнение поручений;

• следить, чтобы задачи не терялись;

• фиксировать договорённости после встреч и созвонов;

• контролировать дедлайны.

Работа с офисом

• поддерживать порядок в офисных процессах;

• заказывать канцелярию, воду, расходные материалы и необходимые товары;

• работать с курьерами и подрядчиками;

• контролировать документы, ключи, доступы и имущество компании;

• встречать посетителей и помогать с организационными вопросами;

• организовывать встречи и совещания.

Работа с объектами

• получать информацию о текущих проблемах на объектах;

• контролировать вопросы по сотрудникам, инвентарю, расходным материалам и доступам;

• передавать задачи ответственным;

• контролировать выполнение;

• вести статус по открытым вопросам.

Документы и информация

• поддерживать порядок в рабочих документах и Google Drive;

• вести простые реестры и таблицы;

• контролировать наличие актуальных документов;

• собирать информацию для руководителей;

• готовить короткие отчёты по задачам и проблемам.

Поддержка новых сотрудников

• помогать новым сотрудникам быстрее включаться в работу;

• предоставлять необходимые контакты, инструкции и доступы;

• помогать с организационными вопросами в первые дни работы.

Что мы ждём от кандидата

Нам важнее не красивое резюме, а подход к работе.

Вы нам подойдёте, если:

• вы очень организованный человек;

• умеете работать сразу с большим количеством задач;

• не забываете о поручениях;

• умеете контролировать других людей корректно, но настойчиво;

• если получили задачу — доводите её до результата;

• умеете самостоятельно искать решение;

• не боитесь звонков, переписок и большого количества коммуникаций;

• спокойно работаете в динамичной среде;

• умеете расставлять приоритеты;

• можете быстро понять, что важно, а что может подождать;

• уверенно работаете с компьютером;

• умеете пользоваться Google Docs, Google Sheets / Excel, мессенджерами и электронной почтой;

• грамотно говорите и пишете на русском языке;

• умеете структурировать информацию.

Плюсом будет опыт:

• офис-менеджером;

• координатором;

• администратором;

• помощником руководителя;

• операционным ассистентом;

• менеджером по работе с объектами;

• в клининге, сервисной компании, логистике, строительстве или другой операционной сфере.

Каким человеком нужно быть

Нам нужен человек, про которого через несколько месяцев команда сможет сказать:

«Передай это офис-менеджеру — он разберётся и доведёт до конца».

Важно:

• ответственность;

• инициативность;

• внимательность;

• исполнительность;

• самостоятельность;

• стрессоустойчивость;

• коммуникабельность;

• умение держать слово;

• ориентация на результат.

Что будет результатом вашей работы

Через несколько месяцев:

• руководители меньше занимаются мелкой операционкой;

• задачи не теряются;

• проблемы с объектов быстрее решаются;

• сотрудники понимают, к кому обращаться;

• по каждой важной задаче есть ответственный и срок;

• в документах и рабочих процессах порядок;

• руководитель в любой момент понимает, что происходит и где есть проблема.

Условия

• Формат работы: работа из офиса.

• Город: [указать город].

• График: [указать график].

• Адрес офиса: [указать адрес].

• Уровень дохода: [указать зарплату].

• Испытательный срок: [указать].

• Формат оформления: [указать].

• Дата выхода: [указать].

Мы ищем человека надолго и хотим дать возможность вырасти вместе с компанией.

Для сильного сотрудника эта позиция может развиваться дальше в сторону операционного управления, HR, управления офисом или координации проектов.

Как откликнуться

Отправьте отклик через HeadHunter / enbek.kz.

В сопроводительном письме напишите коротко:

1. Почему вам интересна эта работа?

2. Сколько задач одновременно вам приходилось вести?

3. Приведите пример ситуации, когда вам нужно было добиться выполнения задачи от другого сотрудника.

4. Когда вы готовы выйти на работу?

Название вакансии для HeadHunter

Офис-менеджер / Координатор операционных задач

Дополнительные варианты для тестирования:

• Офис-менеджер

• Офис-менеджер / Помощник операционного отдела

• Координатор офиса и операционных задач

• Операционный координатор

• Офис-менеджер / Помощник руководителя