Координатор финансового департамента

Обязанности:

• Работает с электронными системами документооборота и делопроизводства HR Portal, Oracle, Directum, Omnitracker;
• Инициирует и сопровождает процессы согласования исходящей корреспонденции, технических спецификаций, нормативных документов, договорной и иной документации в системе электронного документооборота.
• Координирует процесс учета рабочего времени работников финансового департамента, включая формирование табелей учета рабочего времени в Oracle, согласование с руководителями подразделений, контроль внесения изменений и своевременное предоставление утвержденных табелей в кадровые службы КМА/КБЛ.
• Оформляет и сопровождает заявки в HR Portal в пределах предоставленных полномочий, включая заявки на работу в выходные и праздничные дни, перенос отпусков, командировки и иные кадровые мероприятия.
• Координирует предоставление, изменение и актуализацию доступов сотрудников к корпоративным информационным системам и сетевым ресурсам финансового департамента совместно с IT-подразделением.
• Координирует процесс планового обучения работников финансового департамента совместно с подразделениями по обучению КМА/КБЛ.
• Организует административное обеспечение финансового департамента, включая оформление заявок на приобретение канцелярских товаров, продуктов для кофе-брейков, распределение корпоративной продукции, ежедневников, календарей и иных материальных ценностей.
• Оказывает организационную и административную поддержку руководству финансового департамента, включая подготовку, оформление, редактирование, копирование, сканирование, прошивание документов.
• Обеспечивает ведение и актуализацию организационных списков работников финансового департамента КМА/КБЛ/КММ, формирует и своевременно направляет необходимые сведения в заинтересованные подразделения, включая службу безопасности.
• Координирует рабочие места / пространство в финансовом департаменте;
• Обеспечивает конфиденциальность входящей и исходящей документации, служебной информации;
• Организует прием посетителей и оказывает административную поддержку при проведении встреч и рабочих мероприятий.
• Координирует подготовку и проведение корпоративных, командообразующих и иных мероприятий Финансового департамента. Выполняет иные поручения непосредственного руководителя в пределах своей компетенции.

• Отличное владение английским языком (устное и письменное);
• Навыки работы с программным обеспечением Microsoft (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, и т.д.).
• Знание правил делового поведения и этикета при ведении деловых телефонных переговоров.
• Знание правил и норм охраны труда. • Знание основ Трудового Кодекса РК, правил и норм по ТБ, ОТ и ООС, пожарной безопасности.Knowledge of occupational safety rules and standards.
• Понимание простейших процедур бухгалтерского учета и закупа.
• Понимание технической терминологии, применяемой в горнорудной, перерабатывающей отраслях и в сфере технического обслуживания.
• Наличие организаторских способностей и умение одновременно выполнять несколько задач.
• Дипломатичность, внимательность и осмотрительность при работе с конфиденциальными вопросами.