Офис-менеджер

Обязанности:

-Обеспечение подготовки и организации работы офиса;

-Осуществление руководством организацией рабочих мест персонала офиса;

-Организация проверки офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и другое) на предмет определения готовности к эксплуатации;

-Осуществление контроля за офисным помещением, своевременное реагирование по устранению возникших неполадок;

-Организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса;

-Выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

-Осуществление ведения телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков;

-Организация обеспечения офиса канцелярскими товарами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса);

-Заказ питьевой воды;

-Составление заявок на канцтовары, расходные материалы и другое, проверка наличия канцтоваров;

-Организация платежей за поставленные канцтовары, хозяйственные товары, контроль за заправкой картриджей и расходных материалов, вести проверку содержимого мед. аптечки и иных товарно-материальных ценностей, необходимых в работе офиса;

-Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

-Организация встреч, прием, регистрации и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

-Организация документооборота офиса, ведение деловой переписки;

-Оказание содействия работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, прием мер по предупреждению конфликтных ситуаций;

-Контроль за исполнением приказов и распоряжений руководства;

-Распределение документации по отделам;

-Осуществление отправки писем, ведение реестров по исходящим/входящим письмам;

-По поручению директора осуществление подготовки проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

-Контроль за входящей/исходящей документацией, договорами: Клиенты/Поставщики;

-Ежемесячное обеспечение продуктами питания (Coffee break);

-Выполнение копировально-множительных работ, сканирование документов;

-Прием документов и личные заявления на подпись директора Компании;

-Осуществление подготовки поздравительных подарков Клиентам Компании;

-Организация корпоративных праздников, подготовка бюджета на следующий год;

-Подготовка документов и отправка почтовыми отправлениями;

-Курирование водителя, технички;

-Поддержание в должном виде кладовой в офисе;

-Ведение журналов по ТБ;

-Обеспечение проверки огнетушителей и дымовых оповещателей, согласно установленным требованиям;

-Осуществление процесса пополнения корпоративных карт по тарифам ГСМ и тарифам мобильной связи;

​​Требования:

• опыт работы от 1 года;
• знание деловой этики;
• знание делопроизводства.

Условия:

• график работы 5/2;
• официальное трудоустройство, согласно ТК РК;
• дружный, молодой коллектив;
• офис в центре города;
• лояльность со стороны руководства;
• чай, кофе, вкусности к чаю без ограничений;
• мобильный телефон + корпоративная связь.

Уважаемые кандидаты, благодарим Вас за интерес, проявленный к вакансии!
Каждое резюме подлежит тщательному рассмотрению. Мы обязательно предоставим обратную связь в течение 7-10 рабочих дней, если готовы будем пригласить Вас на следующие этапы отбора.
Если мы с Вами не связались, не расстраивайтесь и обязательно откликайтесь на другие наши вакансии, которые соответствуют Вашему профилю, целям и интересам.