Координатор строительного проекта (строительство, промышленное направление)

Назначение должности

Организационное сопровождение промышленного строительного проекта: координация участников, контроль поручений и сроков, ведение документооборота и подготовка отчётности.

Основная задача — обеспечивать своевременное прохождение информации и документов между руководителем проекта, строительным участком, ПТО, снабжением, бухгалтерией, юридической службой и подрядчиками.

Обязанности

1 Контроль задач и поручений

• Регистрировать поручения руководителя и решения совещаний в Bitrix24.
• Фиксировать содержание задачи, ответственного, срок и ожидаемый результат.
• Контролировать исполнение задач, получать обновления от ответственных.
• Выявлять просрочки, препятствия и зависимость одних задач от других.
• Фиксировать причины переноса сроков и согласованные изменения.
• Своевременно выносить руководителю вопросы, требующие его решения.
• Проверять наличие результата и подтверждения его приёмки перед закрытием задачи.

2 Организация совещаний

• Собирать повестку и информацию по открытым вопросам.
• Готовить статус исполнения предыдущих поручений.
• Вести протоколы с решениями, ответственными и сроками.
• Переносить согласованные поручения в систему управления задачами.
• Контролировать исполнение решений и подготовку материалов к следующему совещанию.

Документы и организационные сроки

3 Документооборот проекта

• Вести реестры договоров, дополнительных соглашений, писем, запросов, протоколов, актов и других документов.
• Контролировать получение, передачу, рассмотрение, согласование и подписание документов.
• Отслеживать сроки ответов на письма и технические запросы.
• Поддерживать установленную структуру проектных папок и правила наименования файлов.
• Контролировать актуальность версий, наличие согласованных и подписанных экземпляров.
• Обеспечивать связь документов с соответствующими задачами.
• Выявлять недостающие документы, дубли и противоречия в статусах.

4 Контроль организационных сроков и графиков

• Отслеживать контрольные даты по утверждённому графику проекта.
• Контролировать своевременную подготовку и обновление графиков ответственными специалистами.
• Собирать фактические данные от участка и профильных служб.
• Фиксировать отклонения и получать пояснения от ответственных.
• Отслеживать готовность необходимых документов, согласований и поставок к началу соответствующих работ.
• Готовить перечень мероприятий и решений, необходимых для соблюдения сроков.

5 Координация заявок и снабжения

• Отслеживать прохождение заявок от подготовки до согласования, заказа, поставки и подтверждения получения.
• Проверять наличие необходимых полей, приложений и согласований по установленному перечню.
• Получать от снабжения подтверждённые сроки поставки.
• Сопоставлять сроки поставки с датами потребности, установленными ПТО и руководителем проекта.
• Контролировать получение информации о частичных поставках и недостающих позициях.
• Своевременно сообщать ответственным о рисках задержки или остановки работ.

Контроль документации и отчётность

6 Контроль прохождения исполнительной документации и актов

• Вести статусы подготовки, проверки, передачи и подписания исполнительной документации.
• Контролировать сроки устранения замечаний ответственными специалистами.
• Отслеживать подготовку, рассмотрение и подписание актов выполненных работ.
• Фиксировать, у кого находится документ, что препятствует его согласованию и какое действие требуется.
• Получать подтверждённую информацию об оплатах от бухгалтерии.
• Раздельно отражать статусы выполнения работ, готовности документации, приёмки и оплаты.

7 Отчётность и открытые вопросы

• Собирать ежедневную и еженедельную отчётность в установленном формате.
• Проверять полноту данных, отчётный период и наличие источника информации.
• Выявлять расхождения и направлять их ответственным на уточнение.
• Вести реестр рисков, проблем и нерешённых вопросов.
• Подготавливать краткую сводку руководителю: выполнено, в работе, отклонения, ближайшие сроки и необходимые решения.
• Поддерживать актуальность статусов в Bitrix24 и проектных реестрах.

Границы ответственности

Координатор отвечает за своевременную регистрацию поручений, актуальность статусов, движение документов, контроль сроков и доведение проблем до руководителя.

Техническое содержание графиков, расчёт объёмов и материалов, инженерные решения и проверка исполнительной документации относятся к ответственности ПТО и профильных специалистов. Финансовые данные подтверждает бухгалтерия. Приоритеты, изменения обязательств и решения по проекту утверждает руководитель.

Требования к кандидату

Обязательные требования

• Опыт координации, администрирования строительных проектов или работы в проектном офисе от 2 лет.
• Высшее образование; строительное, техническое или управленческое будет преимуществом.
• Практический опыт ведения задач в Bitrix24 или аналогичной системе.
• Уверенное владение Excel: таблицы, фильтры, формулы, сводные отчёты, сопоставление данных и выявление расхождений.
• Умение составлять протоколы совещаний, реестры документов, служебные письма и краткие отчёты.
• Понимание основных этапов строительного проекта и назначения рабочей документации, графиков, заявок, исполнительной документации и актов выполненных работ.
• Умение читать календарный график, понимать контрольные даты и зависимости между этапами.
• Опыт взаимодействия с несколькими подразделениями и контроля согласования документов.
• Умение получать конкретный статус задачи, выяснять причины задержки и добиваться обратной связи.
• Способность проверять достоверность информации и отличать подтверждённый результат от предварительного сообщения.

Желательные навыки

• Опыт работы на промышленных строительных проектах.
• Опыт взаимодействия с ПТО, снабжением, бухгалтерией, заказчиком и подрядчиками.
• Базовое владение MS Project.
• Опыт работы с отчётами и выгрузками из 1С.
• Знание принципов управления документами и записями в системе ISO 9001.
• Опыт использования ИИ для подготовки протоколов и сводок с проверкой по исходным материалам.

Деловые качества и условия работы

Деловые качества

• Системность, организованность и внимание к деталям.
• Настойчивость в контроле исполнения.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение кратко формулировать проблему и необходимое решение.
• Самостоятельность в повседневной работе.
• Способность расставлять приоритеты в рамках указаний руководителя проекта.
• Ответственное отношение к документам и конфиденциальной информации.

Условия работы

• Работа в офисе в Астане район Триатлон парка
• Полная занятость.
• График работы 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Официальное трудоустройство.

Ожидаемый результат работы

У руководителя проекта есть актуальная и подтверждённая информация о ходе работ. У каждого поручения определены ответственный, срок и результат. Документы проходят согласование под контролем, задержки выявляются своевременно, а задачи закрываются после подтверждения исполнения.