Офис-менеджер

ALS Казахстан - Компания по проведению лабораторных геохимических исследований, является частью ALS Limited. Уже более 40 лет ALS предоставляет комплексные решения для тестирования, клиентам, в самых разных отраслях промышленности по всему миру. ALS насчитывает более 420 лабораторий в более чем 70 странах.

В Казахстане мы работаем с 2011 года, демонстрируя стабильный рост и развитие.

На данный момент в штат Компании требуется офис-менеджер.

В Ваши обязанности будет входить:

• Организационная, административная и информационная поддержка руководства компании.
• Подготовка писем, запросов, служебных записок, отчетов, презентаций и иных документов.
• Координация деловых встреч, совещаний, переговоров и официальных визитов.
• Подготовка совещаний, оповещение участников, организационное сопровождение мероприятий руководства.
• Контроль исполнения поручений руководства и мониторинг сроков выполнения задач.
• Организация внутренних и международных командировок сотрудников, включая бронирование билетов, гостиниц, трансферов, визовую поддержку и страхование.
• Взаимодействие с поставщиками услуг, подрядчиками, курьерскими службами и другими контрагентами.
• Координация корпоративных, представительских и маркетинговых мероприятий компании.
• Обеспечение административно-хозяйственной поддержки офиса и подразделений компании.

Работа с внутренним документооборотом офиса:

• Ведение делопроизводства, регистрация, учет, систематизация, хранение и архивирование документов.
• Прием, регистрация, распределение и передача входящей корреспонденции.
• Регистрация, оформление и отправка исходящей корреспонденции посредством почтовой, курьерской и электронной связи.
• Ведение журналов регистрации входящих и исходящих документов.
• Контроль правильности оформления документов и соблюдения требований документооборота.
• Работа в системах электронного документооборота и корпоративных информационных системах.
• Обеспечение сохранности документации, конфиденциальной информации и персональных данных.

Организация встречи гостей:

• Организация приема посетителей и представителей компании.
• Подготовка переговорных комнат и материалов для встреч.
• Координация визитов партнеров, контрагентов и сотрудников других подразделений компании.
• Организация размещения, транспортного сопровождения и административной поддержки гостей.
• Соблюдение стандартов делового и корпоративного этикета при взаимодействии с посетителями.

Требования:

• Высшее образование (менеджмент, экономика, юриспруденция, деловое администрирование или смежные направления).
• Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, исполнительным ассистентом или в сфере административной поддержки не менее 2 лет.
• Свободное владение русским и казахским языками.
• Знание английского языка не ниже уровня Intermediate.
• Уверенный пользователь Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Teams и систем электронного документооборота.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Навыки организации командировок, деловых мероприятий и ведения деловой переписки.
• Ответственность, организованность, внимательность к деталям, инициативность, исполнительность и умение эффективно работать в режиме многозадачности.

Условия:

• Официальное трудоустройство согласно Трудовому кодексу Республики Казахстан.
• График работы 5/2, с 08:00 до 17:00.
• Стабильная работа в международной компании.
• Профессиональное развитие и возможность участия в корпоративных и международных проектах.
• Конкурентоспособный уровень заработной платы.
• Комфортные условия труда и работа в команде профессионалов.