Менеджер Административного департамента

На должность менеджера назначается лицо, соответствующее следующим квалификационным требованиям:

1. имеющее высшее профессиональное образование (юридическое/экономическое по специальноcти «менеджмент»/гуманитарное по специальности «документоведение/ документационное обеспечение управления», «переводческое дело», «архивоведение»);
2. стаж работы не менее 1 (одного) года в области организации управления документооборотом, архивоведения, переводческого дела, работы в приемной должностных лиц;
3. владение государственным языком (продвинутый уровень), наличие сертификата на знание государственного языка не ниже уровня В (желательно);
4. знание английского языка (предпочтительно).

В должностные обязанности менеджера входит:

1. первичная обработка, регистрация, обеспечение рассмотрения руководством Корпорации корреспонденции, поступающей в адрес Корпорации;
2. обеспечение контроля за исполнением резолюций руководства в Системе электронного документооборота (далее - СЭД) к документам, поступившим извне со сроком исполнения;
3. обеспечение сканирования документов в СЭД;
4. организация контроля над исполнением входящих документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по данным вопросам;
5. организация контроля за исполнением поручений Председателя Правления Корпорации, данных на аппаратных совещаниях;
6. регистрация приказов Корпорации по основной деятельности;
7. разработка номенклатуры дел Корпорации, ведение архива Корпорации, обеспечение хранения дел, и оперативного использования документальной информации;
8. организация мероприятий по внедрению государственного языка в делопроизводстве Корпорации и контролю за уровнем его применения в делопроизводстве;
9. обеспечение ознакомления работников Корпорации с положениями, приказами и другими внутренними нормативными документами Корпорации по вопросам деятельности Департамента;
10. переписка с государственными органами и организациями вне зависимости от форм собственности по вопросам деятельности Департамента в рамках компетенции работника;
11. участие в разработке внутренних нормативных документов, регулирующих деятельность Корпорации по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;
12. ведение учета, регистрации и контроля за сроками рассмотрения обращений физических и юридических лиц в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан;
13. своевременное рассмотрение обращений физических и юридических лиц об оказании благотворительной и спонсорской помощи;
14. организация деятельности приемных по приему граждан, разработка графика приема граждан должностными лицами Корпорации;
15. осуществление методической и практической помощи представительствам Корпорации по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;
16. осуществление в установленном внутренними нормативными документами Корпорации порядке закупки товаров, работ и услуг, инициатором которых является Департамент;
17. организация направлений поставщикам услуг по переводам документов согласно запросам структурных подразделений Корпорации в соответствии с условиями договоров;
18. обеспечение отправки исходящей корреспонденции и иной почты Корпорации в рамках заключенных договоров с поставщиком услуг курьерской почты;
19. своевременное размещение в электронном документообороте Корпорации утвержденных внутренних нормативных документов Корпорации, а также обновление электронного документооборота;
20. получение и использование электронно-цифровой подписи, выданной Корпорацией, в рамках своих должностных обязанностей в соответствии с внутренними нормативными документами и приказом Корпорации;
21. соблюдение требований законодательства по противодействию коррупции и внутренних нормативных документов Корпорации по вопросам противодействия коррупции;
22. участие в управлении сквозными бизнес-процессами дочерних и зависимых организаций (далее - ДЗО) посредством вертикальной координации по идентичным направлениям деятельности, в том числе путем разработки корпоративных стандартов и анализа отчетностей ДЗО с выработкой предложений для принятия управленческих решений;
23. осуществление иных действий в пределах возложенных полномочий и стоящих перед Департаментом задач;
24. исполнение должностных обязанностей директора Департамента в период его временного отсутствия согласно приказу Председателя Правления;
25. выполнение поручений директора Департамента и информирование директора Департамента о ходе выполнения данных им поручений.