Операционный менеджер

Операционный менеджер медицинского центра

Ищем сотрудника, который организует ежедневную работу нового медицинского центра и упакует все процессы для дальнейшего открытия филиалов.

Основной результат работы:

Центр работает по утверждённым процессам, сотрудники понимают свои обязанности, задачи выполняются в срок, а созданную систему можно перенести в новый филиал без повторной разработки.

Обязанности:

• Организовать ежедневную работу медицинского центра.

• Контролировать открытие и закрытие смены.

• Проверять выход сотрудников и готовность кабинетов.

• Составлять и актуализировать графики работы.

• Организовывать замену отсутствующих сотрудников.

• Координировать работу ресепшена, колл-центра, медицинских сестёр, технического и административного персонала.

• Контролировать расписание врачей, загрузку кабинетов и движение пациентов.

• Устранять очереди, задержки и другие операционные сбои.

• Контролировать наличие расходных материалов и своевременность закупок.

• Ставить сотрудникам задачи с конкретным сроком и результатом.

• Контролировать выполнение задач.

• Фиксировать жалобы и сбои, определять причины и внедрять решения.

• Контролировать административную работу сотрудников в CRM и медицинской информационной системе.

• Вести ежедневную и еженедельную операционную отчётность.

• Взаимодействовать с поставщиками, сервисными организациями и подрядчиками.

• Контролировать устранение неисправностей оборудования, мебели, связи и инженерных систем.

• Проводить короткие ежедневные планёрки.

• Обучать сотрудников утверждённым процессам и проверять соблюдение стандартов.

Стандартизация для филиалов:

• Описать организационную структуру центра.

• Определить функции и зоны ответственности каждой должности.

• Создать должностные инструкции.

• Описать маршрут пациента от обращения до повторной записи.

• Разработать регламенты работы ресепшена, колл-центра и вспомогательного персонала.

• Создать чек-листы открытия и закрытия смены.

• Создать стандарты работы с опозданиями, отменами, очередями и жалобами.

• Разработать шаблоны графиков, отчётов, заявок и внутренних документов.

• Создать систему учёта и заказа расходных материалов.

• Разработать систему постановки и контроля задач.

• Внедрить KPI административного персонала.

• Создать программу адаптации и обучения новых сотрудников.

• Сформировать электронную базу знаний.

• Подготовить операционную книгу для открытия следующих филиалов.

Операционная книга филиала должна включать:

• структуру филиала;

• штатную модель;

• функции сотрудников;

• должностные инструкции;

• регламенты подразделений;

• маршрут пациента;

• графики работы;

• чек-листы;

• формы отчётности;

• систему KPI;

• порядок закупок;

• правила работы с подрядчиками;

• алгоритмы действий при сбоях;

• программу адаптации сотрудников;

• пошаговый план запуска нового филиала.

Какой человек нам нужен:

• Системный: умеет превращать разрозненные действия в понятный процесс.

• Требовательный: контролирует выполнение договорённостей и сроков.

• Организованный: фиксирует задачи, ответственных, дедлайны и результаты.

• Последовательный: доводит внедрение процессов до фактического использования.

• Внимательный: замечает ошибки в графиках, документах, закупках и движении пациентов.

• Спокойный в сложных ситуациях: не теряется при очереди, жалобе, опоздании врача или отсутствии сотрудника.

• Самостоятельный: не ждёт постоянных поручений руководителя.

• Способный принимать решения и отвечать за их реализацию.

• Умеющий требовать результат без крика и унижения сотрудников.

• Работающий на основании данных, отчётов и чек-листов.

• Готовый лично проверять процессы на месте.

• Думающий о масштабировании: каждый процесс должен быть понятен новому сотруднику и применим в следующем филиале.

Требования:

• Опыт операционного управления клиникой, медицинским центром, филиалом или сервисной организацией.

• Опыт управления администраторами и линейным персоналом.

• Опыт описания и внедрения бизнес-процессов.

• Умение составлять регламенты, инструкции и чек-листы.

• Умение создавать графики и распределять нагрузку.

• Навыки работы с CRM, Google Таблицами или Excel.

• Умение анализировать причины сбоев и предотвращать их повторение.

• Опыт обучения и адаптации сотрудников.

• Опыт открытия новых точек или филиалов будет преимуществом.

Нам не подойдёт человек, который:

• пишет документы, но не внедряет их;

• ждёт постоянных указаний;

• скрывает проблемы;

• избегает сложных разговоров;

• переносит ответственность на сотрудников;

• держит процессы только в голове;

• создаёт отчёты, которые не используются в работе;

• устраняет последствия, но не исправляет причины;

• не готов отвечать за сроки и результат.

Результат испытательного периода:

• Внедрены чек-листы открытия и закрытия смены.

• Составлены графики сотрудников.

• Настроена ежедневная операционная отчётность.

• Организован учёт расходных материалов.

• Описан маршрут пациента.

• Создан журнал сбоев, жалоб и корректирующих действий.

• Определены зоны ответственности сотрудников.

• Описаны основные процессы подразделений.

• Созданы должностные инструкции.

• Внедрены KPI административного персонала.

• Создана программа адаптации новых сотрудников.

• Подготовлена и протестирована операционная книга филиала.

KPI:

• Не менее 95% операционных задач выполнено в установленный срок.

• 100% кабинетов проверено до начала приёма.

• 100% смен обеспечено сотрудниками либо своевременно организована замена.

• Отсутствуют остановки работы из-за несвоевременной закупки критических материалов.

• 100% сбоев и жалоб зарегистрировано.

• По повторяющимся сбоям внедрены корректирующие действия.

• Ежедневная отчётность предоставляется без пропусков.

• Не менее 95% проверенных чек-листов заполнено без нарушений.

• Регламенты внедрены и фактически используются сотрудниками.

• Операционная книга филиала подготовлена в установленный срок.

Условия:

• Полная занятость.

• Работа на территории медицинского центра в Астане.

• Оклад — 220 000 тг.

• KPI от 220000 до 440000 тг

• Совокупный доход при выполнении 100% KPI — 660000тг.

• KPI утверждаются до начала отчётного месяца.

• Выполнение KPI подтверждается отчётами, чек-листами, выполненными задачами и данными CRM.