Офис-менеджер

1. Должностные обязанности

Офис-менеджер выполняет следующие обязанности:

1.1. Организация работы офиса

1. Обеспечивать бесперебойную работу офиса Товарищества.

2. Организовывать административно-хозяйственную деятельность офиса.

3. Обеспечивать прием посетителей, организацию встреч и совещаний.

4. Принимать и распределять телефонные звонки, электронную корреспонденцию и поступающую информацию.

5. Контролировать наличие канцелярских принадлежностей и хозяйственных товаров, своевременно формировать заявки на их приобретение.

6. Контролировать порядок, чистоту и надлежащее состояние офисных помещений.

7. Обеспечивать сохранность офисного имущества, оборудования и документации.

1.2. Документооборот и делопроизводство

1. Осуществлять прием, регистрацию, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции.

2. Обеспечивать своевременную передачу документов руководителю и ответственным сотрудникам.

3. Подготавливать, оформлять, сканировать, копировать и отправлять служебные документы.

4. Вести журналы регистрации документов и обеспечивать их систематизацию.

5. Контролировать сроки исполнения документов и поручений руководителя.

6. Организовывать хранение и архивирование документов.

7. Обеспечивать конфиденциальность служебной информации и сохранность документов.

8. Оказывать административную помощь руководителю и сотрудникам Товарищества.

1.3. Оформление и учет пропусков

1. Осуществлять оформление, выдачу, продление и учет пропусков сотрудникам Товарищества для прохода на территорию административных зданий, производственных объектов и объектов заказчиков.

2. Своевременно подавать заявки на оформление пропусков для вновь принятых работников.

3. Обеспечивать сбор, проверку и передачу необходимых документов и сведений для оформления пропусков.

4. Взаимодействовать с заказчиками, службами безопасности, пропускными бюро и ответственными подразделениями по вопросам оформления, продления и переоформления пропусков.

5. Контролировать сроки действия пропусков и своевременно организовывать их продление.

6. Вести учет выданных, возвращенных, утерянных и аннулированных пропусков.

7. Организовывать переоформление пропусков при изменении персональных данных, должности, места работы или иных сведений работника.

8. Обеспечивать своевременное аннулирование пропусков уволенных работников и работников, прекративших работу на соответствующих объектах.

9. Информировать работников и непосредственного руководителя о готовности пропусков, сроках их действия и необходимости продления.

10. Контролировать своевременный возврат пропусков при увольнении работников или прекращении необходимости их использования.

11. Обеспечивать сохранность документов, используемых при оформлении пропусков, и конфиденциальность персональных данных работников.

1.4. Административно-хозяйственная деятельность

1. Обеспечивать офис необходимыми канцелярскими и хозяйственными материалами.

2. Формировать заявки на приобретение офисных принадлежностей и контролировать их своевременное обеспечение.

3. Контролировать исправность офисной мебели, оргтехники и оборудования.

4. Организовывать взаимодействие с обслуживающими организациями по вопросам ремонта и технического обслуживания офиса.

5. Контролировать рациональное использование материальных ресурсов Товарищества.

1.5. Взаимодействие и выполнение поручений

1. Организовывать деловые встречи, совещания и прием посетителей.

2. Координировать взаимодействие между подразделениями по административным вопросам.

3. Своевременно выполнять поручения руководителя в пределах своей компетенции.

4. Информировать непосредственного руководителя о выявленных проблемах, нарушениях и вопросах, требующих принятия решений.

5. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, требования конфиденциальности и внутренние нормативные документы Товарищества.

6. По поручению руководителя организовывать приобретение билетов, бронирование мест ; доставку документов и иные организационные вопросы.

7. Обеспечивать оперативное выполнение поручений руководителя, в том числе организационного и личного характера.
8. Соблюдать конфиденциальность информации, полученной при выполнении поручений руководителя.

2. Квалификационные требования

1. Образование: среднее специальное или высшее образование.

2. Опыт работы офис-менеджером, администратором или специалистом по административной деятельности — желательно от 2 лет.

3. Уверенное владение компьютером и офисными программами Microsoft Word, Excel, Outlook.

4. Навыки работы с электронной почтой, оргтехникой и электронным документооборотом.

5. Знание основ делопроизводства и правил оформления служебных документов.

6. Навыки ведения учета, регистрации и систематизации документов.

7. Умение работать с заявками, списками сотрудников и учетными таблицами.

8. Навыки делового общения и взаимодействия с сотрудниками, руководителями и представителями сторонних организаций.

9. Грамотная устная и письменная речь.

10. Знание русского языка; знание казахского языка приветствуется.

3. Личностные и профессиональные качества

• Ответственность, исполнительность и внимательность к деталям.

• Организованность и умение планировать рабочее время.

• Коммуникабельность и вежливость.

• Умение работать с большим объемом информации и документов.

• Способность одновременно выполнять несколько задач.

• Соблюдение конфиденциальности и аккуратность в работе с персональными данными.

• Умение оперативно решать организационные вопросы и соблюдать установленные сроки.