Офис-менеджер

Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

• Принимает, регистрирует и передает генеральному директору и сотрудникам организации служебную информацию и корреспонденцию.

• Осуществляет телефонные переговоры и взаимодействие с сотрудниками, клиентами, партнерами и иными лицами с использованием телефонной связи и других средств коммуникации.

• Организует и ведет документооборот организации, осуществляет регистрацию, учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции, а также обеспечивает архивирование документов в установленном порядке.

• Выполняет копировальные, печатные и иные технические работы с документами по поручению генерального директора.

• Подготавливает проекты писем, запросов и иных документов, связанных с деятельностью организации.

• Вносит и актуализирует информацию в базах данных организации.

• Организует подготовку заседаний и совещаний с участием генерального директора.

• Обеспечивает организационную и техническую подготовку мероприятий, своевременно информирует участников о дате, времени, месте проведения и повестке дня.

• Обеспечивает организацию канцелярскими принадлежностями, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для ее деятельности. Осуществляет прием, учет, хранение и выдачу указанных материальных ценностей.

• Организует встречи и служебные командировки сотрудников в пределах предоставленных полномочий, в том числе осуществляет бронирование и приобретение проездных документов, а также бронирование мест проживания и помещений для проведения деловых мероприятий.

• Контролирует техническое состояние офисной оргтехники и средств связи, своевременно информирует ответственное лицо о выявленных неисправностях.

• Организует проведение ремонтных работ и технического обслуживания офисного оборудования, взаимодействует с соответствующими специалистами и сервисными организациями.

• Организует прием посетителей, обеспечивает их информирование и направление к соответствующим сотрудникам организации.

• Предоставляет посетителям, сотрудникам и иным заинтересованным лицам информацию и консультации по вопросам, входящим в его компетенцию.

• Выполняет иные служебные поручения генерального директора в пределах своей компетенции и трудовых обязанностей.