Офис-менеджер

Должностные обязанности

1. Электронный документооборот и работа с базами данных

Основная часть работы связана с ежедневным ведением электронной базы данных СКК, обработкой заявок и электронным документооборотом. Предусмотрено обучение работе во внутренней системе организации.

• Ведение и актуализация информации во внутренней электронной системе документооборота СКК.

• Регистрация, обработка, систематизация и архивирование входящих и исходящих документов.

• Загрузка документов, внесение данных, проверка их корректности и полноты.

• Контроль статусов документов, сроков рассмотрения и исполнения поручений.

• Формирование электронных реестров, отчетов и ведение учета документации.

• Работа с государственными электронными системами (eGov.kz, eOtinish.kz и др.).

2. Административное обеспечение офиса

• Встреча и прием посетителей, партнеров и официальных делегаций, организация их комфортного пребывания.

• Прием телефонных звонков, консультирование посетителей по общим вопросам деятельности СКК.

• Организация записи на прием к руководству, подготовка переговорных помещений и чайно-кофейное обслуживание гостей.

• Контроль порядка и чистоты в офисе, обеспечение канцелярскими, хозяйственными и расходными материалами.

3. Документационная и договорная работа

• Подготовка приказов, распоряжений, протоколов, договоров, соглашений и доверенностей.

• Ведение учета договоров и контроль сроков их действия.

• Подготовка справок, служебных записок и иных административных документов.

• Систематизация и архивирование договорной и организационной документации.

4. Деловая коммуникация и информационное сопровождение

• Ведение официальной переписки с государственными органами, партнерами и СМИ.

• Подготовка официальных писем, приглашений, благодарственных писем и приветственных обращений.

• Обработка электронных обращений и запросов, взаимодействие с внешними организациями.

• Обновление информации на официальном сайте СКК, размещение новостей и объявлений.

5. Организация встреч, командировок и мероприятий

• Организация служебных и международных командировок: бронирование билетов, гостиниц, визовое сопровождение.

• Организация приема иностранных гостей и делегаций, координация размещения и транспортного сопровождения.

• Подготовка рабочих встреч, переговоров, совещаний и официальных приемов.

• Административное сопровождение мероприятий СКК и выполнение поручений руководства.

Требования к кандидату

• Высшее или среднее специальное образование.

• Уверенное владение MS Office (Word, Excel), навыки работы с электронными базами данных.

• Грамотное владение казахским и русским языками.

• Навыки деловой переписки, общения с посетителями и работы с документами.

• Знание основ делового этикета и умение работать в режиме многозадачности.

• Обязательное прохождение трехмесячного курса «Специалист по племенному делу» в Академии СКК с последующим получением сертификата.