Специалист по архивам

В этой роли вы будете отвечать за порядок, полноту и правильность хранения документов, связанных с доставкой и движением товара. Основная задача — проверять архивы учетных групп, транспортной логистики и торговых команд, сопоставлять документы с реестрами, контролировать наличие необходимых печатей и подписей и своевременно сообщать ответственным сотрудникам о выявленных нарушениях.

Это работа для внимательного и организованного человека, который спокойно работает с большим объемом бумажных документов и умеет замечать даже небольшие несоответствия.

Вам не нужно самостоятельно заниматься доставкой или оформлять документы вместо ответственных сотрудников. Ваша основная задача - проверить уже сформированный архив, убедиться, что документы присутствуют и оформлены в соответствии с установленными требованиями, а также проконтролировать устранение выявленных нарушений.

Обязанности

• Контрольная проверка корректности и своевременности архивирования документов сотрудников: учетных групп, транспортной логистики и торговых команд;
• Контроль над правильностью оформления архивных документов (наличие всех подписей, печатей и штампов) и полноты пакета документов;
• Своевременное информирования результатов проверки, обнаруженных нарушений и уведомления ответственных руководителей функций;
• Своевременное предоставление Отчётов статуса проверки;

Как может выглядеть рабочий день

Например, утром вы получаете реестр документов водителей доставки и соответствующие архивы за проверяемый период.

Сначала сопоставляете количество и состав документов с реестром. Затем последовательно проверяете каждую накладную: есть ли документ в архиве, присутствуют ли необходимые подписи, печати и штампы со стороны учетной группы, водителя, склада или клиента.

Если обнаруживается отсутствие документа или необходимого реквизита, фиксируете нарушение и направляете информацию ответственному руководителю. После этого контролируете, чтобы нарушение было устранено в установленный срок.

В течение дня вы также можете работать с другими архивами, систематизировать документы, уточнять информацию у сотрудников учетной группы, доставки и склада и готовить архивы к дальнейшему хранению или проверке.

Требования

• Уверенное владение компьютером и офисными программами.
• Умение работать с Excel, Word, электронной почтой и электронными документами.
• Опыт работы с первичной документацией, архивом или документооборотом будет преимуществом.
• Опыт работы в программе «1С:Предприятие» будет преимуществом.
• Умение работать с большим объемом документов и информации.
• Внимательность к деталям и способность замечать отсутствие документов, подписей, печатей и других обязательных реквизитов.
• Умение работать по установленным инструкциям, правилам и чек-листам.
• Организованность и аккуратность в работе с бумажными и электронными документами.
• Ответственность и исполнительность.
• Умение самостоятельно планировать работу и соблюдать установленные сроки.
• Способность спокойно и корректно взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений.
• Готовность сообщать о выявленных нарушениях и контролировать их устранение.

Кому подойдет эта работа

Вакансия подойдет человеку, который:

• любит порядок и системность в документах;
• внимательно относится к деталям;
• умеет работать с большим объемом однотипной информации;
• спокойно и последовательно проверяет документы по установленным критериям;
• умеет находить несоответствия и фиксировать ошибки;
• ответственно относится к срокам;
• не боится напоминать коллегам о необходимости устранить выявленные нарушения;
• умеет взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений;
• хочет развиваться в направлениях архивного дела, документооборота, внутреннего контроля и операционной поддержки.

Главный результат вашей работы

Главный результат работы Специалиста по архивам - полный, правильно оформленный и систематизированный архив документов, в котором все документы соответствуют реестрам и установленным требованиям, а выявленные нарушения своевременно переданы ответственным сотрудникам и устранены.

Специалист по архивам помогает компании сохранять контроль над первичной документацией и снижать риск потери документов, ошибок в оформлении и проблем при внутренних и внешних проверках.

Ключевые навыки

• Работа с первичной документацией
• Архивное дело
• Документооборот
• Проверка документов
• MS Excel
• MS Word
• Электронный документооборот
• Работа с большим объемом информации
• Внимательность к деталям
• Системность и аккуратность
• Контроль сроков
• Взаимодействие с подразделениями
• 1С:Предприятие — преимущество