Офис-менеджер

Обязанности:

• 1. Организация работы офиса

• Организация ежедневной административной работы офиса.
• Контроль порядка и состояния офисных помещений.
• Контроль наличия канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей и расходных материалов.
• Формирование заявок на закупку необходимых товаров.
• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по административным вопросам.
• Контроль выполнения заявок и заказов.
• Организация ремонта и обслуживания офисной техники и оборудования.
• Контроль работы оргтехники, интернета, телефонии и иных офисных сервисов.
• 2. Работа с документами
• Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции.
• Подготовка и отправка исходящей корреспонденции.
• Ведение реестра договоров, писем, актов, заявок и иных документов в пределах своей зоны ответственности.
• Контроль подписания документов ответственными сотрудниками.
• Контроль возврата подписанных документов.
• Систематизация и хранение документов.
• Подготовка документов к передаче в архив.
• Контроль наличия оригиналов документов.
• Формирование электронного архива.

• 3. Работа с руководством

• Административная поддержка директора .
• Организация встреч и совещаний.
• Подготовка переговорных комнат и необходимых материалов.
• Ведение календаря встреч руководства при необходимости.
• Передача поручений ответственным сотрудникам.
• Контроль сроков выполнения административных поручений.
• Формирование сводной информации по выполненным и просроченным поручениям.

• 4. Взаимодействие с сотрудниками

• Организация выдачи сотрудникам необходимых документов и оборудования.
• Ведение учета выданных ключей, пропусков и иных офисных принадлежностей.
• Организация оформления документов при приеме, переводе и увольнении сотрудников в части административных процедур.
• Передача сотрудникам внутренних приказов, распоряжений и уведомлений.
• Сбор необходимых документов от сотрудников.
• Контроль своевременного предоставления документов сотрудниками.

• 5. Работа с основными средствами и имуществом

  В рамках административной функции офис-менеджер может отвечать за организационный учет имущества компании:

• ведение реестра офисного оборудования и имущества;
• контроль выдачи и возврата оборудования;
• оформление актов приема-передачи;
• фиксация перемещения имущества между сотрудниками и подразделениями;
• передача информации ответственному сотруднику по бухгалтерскому учету;
• участие в инвентаризации;
• выявление несоответствий между фактическим наличием имущества и внутренним учетом;
• подготовка информации по отсутствующему или поврежденному имуществу.

• 6. Работа с курьерами и доставкой

• Организация курьерской доставки документов и имущества.
• Прием корреспонденции и посылок.
• Контроль передачи документов контрагентам.
• Ведение при необходимости журнала отправки и получения документов.
• Контроль получения оригиналов документов от клиентов и подрядчиков.

• 7. Взаимодействие с клиентами и контрагентами

• Прием входящих звонков и обращений административного характера.
• Встреча посетителей офиса.
• Организация переговоров.
• Предоставление базовой информации о компании в пределах своих полномочий.
• Перенаправление обращений ответственным сотрудникам.
• Взаимодействие с поставщиками, курьерскими службами, арендодателями и подрядчиками.

• Дополнительные обязанности

  По поручению руководства офис-менеджер может выполнять:

• подготовку простых отчетов;
• формирование таблиц в Excel;
• сбор информации от сотрудников;
• подготовку презентационных и информационных материалов;
• организацию корпоративных мероприятий;
• бронирование переговорных комнат;
• организацию командировок сотрудников;
• заказ билетов и гостиниц;
• подготовку документов для командировок;
• административное сопровождение новых сотрудников;
• выполнение иных поручений руководства, относящихся к административной деятельности компании.

Образование и опыт

• Высшее или среднее специальное образование.
• Опыт работы офис-менеджером, администратором, помощником руководителя, координатором или на аналогичной должности — желательно от 1 года.
• Опыт работы в сфере документооборота и административного сопровождения будет преимуществом.
• Опыт работы в IT-компании, сервисной компании или компании с большим количеством объектов будет преимуществом.

Профессиональные навыки

Кандидат должен уверенно владеть:

• Microsoft Word;
• Microsoft Excel;
• электронной почтой;
• Google Docs / Google Sheets;
• мессенджерами;
• офисной оргтехникой;
• базовыми инструментами электронного документооборота.

Желательно знание:

• Bitrix24;
• CRM-систем;
• электронного документооборота;
• 1С или иных учетных систем.

• современный офис
• своевременная и конкурентная заработная плата