Администратор ресепшн

Функционал администратора ресепшн косметологической клиники
Работа с постоянными пациентами и обеспечение премиального уровня сервиса

Основная цель должности
Создание безупречного клиентского сервиса, формирование долгосрочных отношений с пациентами, повышение уровня лояльности, повторных визитов и рекомендаций клиники.

Основной функционал

1. Работа с постоянными пациентами
- Ведение базы постоянных пациентов.
- Персональное сопровождение каждого пациента.
- Знание истории посещений, предпочтений и назначенных процедур.
- Контроль своевременной записи на повторные процедуры.
- Напоминание о профилактических и поддерживающих процедурах.
- Поздравление пациентов с днем рождения и праздничными датами.
- Информирование о персональных предложениях, бонусах и специальных программах.
- Сбор обратной связи после каждого посещения.
- Работа с пациентами, которые длительное время не посещали клинику.

2. Премиальный сервис
- Встреча каждого пациента по корпоративным стандартам.
- Обращение к пациенту по имени.
- Искреннее гостеприимство, доброжелательность и внимание к деталям.
- Предложение напитков (чай, кофе, вода).
- Создание комфортной атмосферы ожидания.
- Контроль чистоты и порядка зоны ресепшн и клиентской зоны.
- Минимизация времени ожидания.
- Сопровождение пациента к специалисту при необходимости.
- Организация комфортного завершения визита.

3. Клиентское сопровождение
- Подтверждение записи за день до визита.
- Контроль своевременного прихода пациентов.
- Работа с отменами и переносами записи.
- Быстрое заполнение освободившихся окон.
- Контроль выполнения рекомендаций врача по повторным визитам.
- Индивидуальное сопровождение VIP-пациентов.

4. Коммуникация
- Вежливое обслуживание лично, по телефону и в мессенджерах.
- Оперативные ответы на обращения пациентов.
- Соблюдение стандартов делового общения.
- Грамотная консультация по услугам, акциям и специалистам клиники.
- Передача сложных вопросов профильным сотрудникам.

5. Работа с лояльностью
- Формирование положительного впечатления после каждого визита.
- Работа с отзывами пациентов.
- Оперативное урегулирование конфликтных ситуаций.
- Индивидуальный подход к каждому пациенту.
- Создание эмоционального сервиса, благодаря которому пациент хочет возвращаться.

6. Продажи без навязчивости
- Информирование о новых услугах и комплексных программах.
- Предложение повторной записи до ухода пациента.
- Презентация программ ухода и рекомендаций врача.
- Информирование о действующих акциях и привилегиях постоянных пациентов.

7. Административные обязанности
- Работа в CRM-системе.
- Корректное оформление записей.
- Контроль заполнения медицинской документации.
- Прием оплаты и оформление кассовых операций.
- Соблюдение стандартов конфиденциальности.
- Контроль готовности кабинетов совместно с медицинским персоналом.