Стажер в проектный офис

1. Цель позиции

Обеспечение высокоорганизованной, бесперебойной и комфортной работы руководителя и офиса: управление административными задачами, календарем и коммуникациями, контроль поручений и сроков, организация встреч и поездок, а также оперативное решение текущих вопросов.

Особенно важно

Идеальный кандидат — это человек, которому руководитель может полностью доверить организационную часть своей работы, не опасаясь пропущенных встреч, забытых задач, ошибок в документах или некорректной коммуникации. Помощь и обучение по ключевым задачам будет оказана.

2. Основные требования к кандидату

Образование и опыт

• Высшее образование
• Опыт не требуется, но будет преимуществом наличие стажировок или минимальный опыт (3-6 мес.)
• Желателен опыт взаимодействия с руководителями высшего звена
• Желателен опыт работы в динамичной корпоративной среде желателен
• Понимание принципов делового этикета и корпоративных коммуникаций

3. Ключевые компетенции

3.1. Исключительная точность

Кандидат должен быть очень внимательным к деталям и цифрам

• отсутствие ошибок в документах, календарях и переписке
• проверка информации перед отправкой
• контроль дат, времени, участников и мест встреч
• внимательная работа с цифрами, именами, должностями и реквизитами
• способность замечать несоответствия и потенциальные проблемы до того, как они станут проблемой для руководителя

3.2. Исполнительность и надежность

• Высокая дисциплина исполнения
• Строгое соблюдение договоренностей и сроков
• Умение самостоятельно доводить задачи до результата
• Контроль поручений от постановки до полного закрытия
• Отсутствие необходимости постоянно напоминать о задачах
• Умение самостоятельно определять приоритеты

3.3. Высокий эмоциональный интеллект

• Тактичность и дипломатичность
• Эмпатия и уважительное отношение к людям
• Способность корректно взаимодействовать с людьми разных уровней и культур
• Умение сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях.
• Отсутствие конфликтности
• Умение корректно отказать или перенести запрос, не создавая негативного впечатления
• Способность чувствовать, когда вопрос требует немедленной реакции, а когда его можно решить самостоятельно
• Конфиденциальность и эмоциональная зрелость

3.4. Знание казахского, русского и английского языка

• Свободная владение казахским и русским языками
• Английский язык — Upper-Intermediate

4. Функциональные обязанности

Работа с руководителем

• Управление календарем руководителя
• Планирование и приоритизация встреч
• Организация внутренних и внешних встреч
• Подготовка руководителя к встречам
• Контроль поручений и follow-up
• Напоминание о важных задачах и дедлайнах
• Подготовка кратких справок и материалов
• Организация деловых поездок
• Бронирование билетов, гостиниц, трансферов
• Организация личных и рабочих мероприятий в рамках должностных обязанностей
• Фильтрация входящих запросов и коммуникаций

Административное управление офисом

• Организация ежедневной работы офиса
• Взаимодействие с подрядчиками, поставщиками и сервисными компаниями
• Контроль закупок канцелярии и офисных материалов
• Организация переговорных комнат и встреч
• Контроль административных расходов
• Организация корпоративных мероприятий
• Контроль качества работы внешних сервисов
• Решение оперативных административных вопросов

Документооборот и коммуникации

• Подготовка деловой переписки
• Работа с документами и презентациями
• Ведение реестров и списков
• Подготовка протоколов встреч
• Контроль исполнения договоренностей
• Ведение корпоративного календаря
• Работа с электронными системами документооборота
• Подготовка информации для руководителя в структурированном виде

5. Личные качества

• высокая ответственность
• пунктуальность
• системность
• внимательность к деталям
• аккуратность
• исполнительность
• надежность
• высокий эмоциональный интеллект
• конфиденциальность
• проактивность
• способность работать в режиме многозадачности