Офис-менеджер

Alem.ai Foundation — корпоративный фонд, развивающий проекты в сфере образования, искусственного интеллекта и инноваций. Мы создаем современные образовательные инициативы и развиваем экосистему технологий в Казахстане.

Сейчас мы ищем Офис-менеджера, который станет важной частью административной команды и будет обеспечивать эффективную работу офиса и документооборота.

• Вести внутренний и внешний документооборот Фонда.
• Работать в системе Documentolog: регистрация, обработка, маршрутизация и контроль исполнения документов.
• Подготавливать и сопровождать служебные записки, письма, другие документы.
• Контролировать согласование документов с ответственными подразделениями и соблюдение сроков исполнения.
• Организовывать закупки с внутренними процедурами.
• Подготавливать заявки на закуп, взаимодействовать с поставщиками, собирать коммерческие предложения.
• Контролировать наличие канцелярии, хозяйственных товаров и расходных материалов, своевременно пополнять запасы.
• Обеспечивать бесперебойную работу офиса: взаимодействовать с подрядчиками, поставщиками услуг и контролировать административно-хозяйственные процессы.
• Взаимодействовать с бухгалтерией, юридическим и финансовым отделами по вопросам согласования документов и оплат.
• Принимать, регистрировать, распределять и отправлять входящую и исходящую корреспонденцию.
• Выполнять поручения руководства.
• Travel-поддержка (бронирование гостиниц, авиа- и железнодорожных билетов).
• Участвовать в организации внутренних мероприятий.

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или специалистом по документообороту от 1 года.
• Опыт работы с Documentolog будет преимуществом.
• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Грамотную устную и письменную речь.
• Внимательность к деталям, организованность и ответственность.
• Умение работать с большим объемом информации и соблюдать сроки.
• Развитые коммуникативные навыки.

• Официальное трудоустройство согласно ТК РК.
• График работы с 09.00 до 18.30, 5/2;
• Работа в Agile-команде талантливых ребят, которые ставят перед собой амбициозные цели, и всегда их добиваются;
• Огромнейший нетворкинг! Все IT-community Казахстана в эпицентре инноваций - Astana Hub;
• Удобный и красивый офис на территории EXPO, в центре IT-кластера столицы;
• Профессиональная реализация (корпоративное обучение и доступ к корпоративной образовательной платформе, AH Leadership School).